|
Archivierung von Altsystemen
Artikel Deutsches Steuerrecht - Praxisforum |
|
- |
Sollten Sie Fragen zum abschalten Ihrer Altsysteme
haben, sprechen Sie mit der AvenDATA GmbH.
Entsprechend dem stets zunehmenden technischen Fortschritt nimmt die
durchschnittliche Nutzungsdauer von elektronischen
Datenverarbeitungssystemen ab. Nicht selten kommt es daher zu
Systemwechseln der Anwendungssoftware und -hardware. Auch im Hinblick
auf den Datenzugriff der Finanzverwaltung stellt dies erhöhte
Anforderungen an Speicherlösungen und Systempflege bei
Versionsänderungen, Updates oder Upgrades.
Ausgemusterte Hard- und Software muss während der gesetzlichen
Aufbewahrungspflichten immer dann in uneingeschränkt nutzbarem Umfang
weiter für den Datenzugriff vorgehalten werden (BMF, Fragen- und
Antwortenkatalog, Stand 6. 3. 2003, III.12.), wenn Altdaten nicht
unverändert durch ein neues bzw. ein upgedatetes System im Sinne der
GDPdU ausgewertet werden können (vgl. auch Schmitz, StBP 2002, 253). In
einem solchen Fall ergibt sich die Notwendigkeit, die
Funktionsbereitschaft des Altsystems während der gesetzlichen
Aufbewahrungsfristen zu gewährleisten oder aber sicherzustellen, dass
das Zugriffsrecht unverändert erhalten bleibt (Schaumburg, DStR 2002,
830). Eine Lösung dieses Problems böte die Anschaffung von
Softwaresystemen, die eine rückwärts gerichtete Kompatibilität
gewährleisten (Schmittmann, WPg 2001, 1055), d. h. einen umfassenden
Zugriff auf alle, im ausgemusterten System gespeicherten Daten
ermöglichen. Dies würde aber die Auswahlmöglichkeiten von Unternehmen in
Bezug auf neue Software erheblich einschränken.
In nicht
seltenen Fällen sind Unternehmer bei der Auswahl von Software im Falle
von Systemwechseln zudem teilweise fremdbestimmt und müssen mit ihrer
IT-Strategie auf Veränderungen von Seiten der Softwarehersteller oder
auf Bedürfnisse wirtschaftlicher Partner reagieren. So werden
Systemwechsel in neue Softwareprodukte, die keine unveränderte
Auswertbarkeit von Altdaten erlauben, teilweise nicht vermeidbar sein.
Ausgemusterte Hard- und Software müsste dann während der gesetzlichen
Aufbewahrungsfristen in funktionsbereitem Zustand gehalten werden (Burchert,
INF 2001, 266; Schmittmann, WPg 2001, 1056). Je nach Umfang der zu
archivierenden Daten und der EDV-Struktur des Unternehmens kann dies mit
sehr hohem Aufwand für zusätzlich benötigte Hard- und Software verbunden
sein. So ist nicht auszuschließen, dass auch künftig noch Lizenz- und
Wartungsgebühren für bereits ausgemusterte Software anfallen
(Kaminski/Kerssenbrock/ Strunk, K & K 2002, 230). Diese Problematik
verstärkt sich, je kleiner das betroffene Unternehmen ist (Kromer, DB
2001, 68); hier könnten die gesetzlich vorgeschriebenen
Aufbewahrungspflichten in Einzelfällen zu unzumutbaren und
unverhältnismäßigen Belastungen führen.
Auch
hier kann ein vom Quellsystem unabhängiges Auswertungssystem Abhilfe
schaffen. Bei einem Wechsel in ein neues Produktivsystem, das in
quantitativer und qualitativer Hinsicht nicht die gleichen Auswertungen
wie das bisherige System ermöglicht, könnte ein IDEA-basiertes Tool im
Archivbereich gleichwertige Auswertungen garantieren, ohne das Altsystem
während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in funktionsbereitem
Zustand halten zu müssen.
Quelle: DStR 23/2003, S. 924 f.
|
