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Auswertbares Archiv –
Steuerliche Datenkonserve mit Mindestauswertungen Teil 1
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Artikel Deutsches Steuerrecht - Praxisforum |
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Die
zentrale Herausforderung für den Steuerpflichtigen beim Datenzugriff der
Finanzverwaltung besteht sicherlich darin, steuerlich relevante Daten
über einen aus IT-Sicht verhältnismäßig langen Zeitraum von sechs bis
zehn Jahren nicht nur in digitaler Form zu speichern, sondern auch
maschinell auswertbar zu halten. Folgt man dem Wortlaut des Gesetzes,
muss diese Auswertung mit den im aktuellen Datenverarbeitungssystem
(Produktivsystem) vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten erfolgen (vgl.
Kaminski/Kerssenbrock/Strunk, K & R 2002, 229). Dabei werden jene
Auswertungen zur Verwendung kommen, die für die interne Revision oder
das Reporting im Unternehmen bereits implementiert sind (vgl.
Schaumburg, DStR 2002, 833).
In der
Praxis fällt es schwer, dieser Anforderung gerecht zu werden: Um das
Produktivsystem nicht mit einer zu großen Datenmenge zu überlasten,
arbeiten viele DV-Systeme mit Lösungen, in welchen Daten-Altbestände in
einem vom Produktivsystem abgekoppelten Archivsystem gehalten werden
(Groß, DStR 2002, 1123). Archivierte Daten müssten dann in das laufende
System zurückgespielt werden, um eine Verarbeitung mit den dortigen
Auswertungstools zu ermöglichen. Doch genau hier entstehen massive
technische Probleme, da es beim Zurückladen dieser alten Daten zu
Unverträglichkeiten mit inzwischen upgedateten Systemen kommen kann.
Hierzu muss man wissen, dass Daten immer mit einem bestimmten
Softwarestand erzeugt werden. Bezogen auf archivierte Daten bedeutet
dies, dass diese mit upgedateten oder geänderten Systemen häufig nicht
mehr gelesen oder ausgewertet werden können. Die noch weiter gehende
fehlerfreie Anwendung der aktuellen Auswertungsprogramme für
zurückgeladene alte Datenbestände wird also nur selten möglich sein
(Kerssenbrock/Riedel/ Strunk, DB 2002, Beilage 9 zu Heft 49, S. 6). In
diesen Fällen verlangt die Finanzverwaltung, die alten
Auswertungsprogramme in uneingeschränkt nutzbarem Umfang bis zum Ende
der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten.
Doch
selbst bei nicht upgedateten Systemen kann im Fall der Archivierung eine
maschinelle Auswertung der Daten mit den nach wie vor vorgehaltenen
Auswertungsprogrammen unmöglich sein. Dazu ein Beispiel: Das UStG
fordert bei Ausgangsrechnungen Angaben zu Menge und handelsüblicher
Bezeichnung der gelieferten Gegenstände. Vielfach werden diese
Informationen dem Fakturierungsprogramm von der Materialwirtschaft bei
Rechnungserstellung automatisiert beigestellt; eine Speicherung der so
zusammengeführten Daten der Ausgangsrechnung erfolgt im Hinblick auf die
Redundanz der Daten nur in Ausnahmefällen. Während die
Fakturierungsdaten vielfach über längere Zeiträume im Produktivsystem
vorgehalten werden, verbietet sich dies bei den Daten der
Materialwirtschaft, insbesondere auf Grund ständiger Änderungen in der
Stammdatenverwaltung. Ein Rückspielen archivierter Altdaten der
Materialwirtschaft in das Produktivsystem würde nur für einen begrenzten
Zeitraum korrekte Auswertungen erlauben und zudem zu einer nachhaltigen
Beeinträchtigung des Geschäftsbetriebs führen.
Einfacher wäre es, archivierte Daten durch direkten Zugriff auf das
Archivsystem auszuwerten, jedoch halten die meisten Archivlösungen nur
eingeschränkte Auswertungsmöglichkeiten vor. Viele Unternehmen gehen aus
betriebswirtschaftlicher Sicht ohnehin immer mehr dazu über, Altdaten
analysefähig vorzuhalten. In derartigen Archiven können historische
Daten mit vorgefertigten Analysen noch über Jahre ausgewertet werden.
Hier stellt sich die dringende und von der Literatur schon häufig
aufgeworfene Frage an die Finanzverwaltung, welche Mindestauswertungen
ein Archivsystem vorweisen müsste, um auch den Anforderungen der GDPdU
gerecht zu werden. Derzeit ist die Spezifikation solcher
Mindestauswertungen zwar noch nicht im Detail erfolgt, der aktualisierte
Fragen- und Antwortenkatalog des BMF zum Datenzugriff vom 6. 3. 2003
(abrufbar unter
www.bundesfinanzministerium.de) zeigt aber erste Anzeichen für eine
Klarstellung seitens der Finanzverwaltung. Erstmalig wurde dazu Stellung
genommen, wann ein Archivsystem „GDPdU-konform“ sein könnte.
Voraussetzung ist laut BMF, dass das Archivsystem in quantitativer und
qualitativer Hinsicht die gleichen Auswertungen ermöglicht, als wären
die Daten noch im Produktivsystem (BMF, Fragen- und Antwortenkatalog,
Stand 6. 3. 2003, III.11). Der ursprüngliche Konflikt zwischen den
normierten Anforderungen des Datenzugriffs der Finanzverwaltung
einerseits und der technischen Umsetzbarkeit der Auswertung von Altdaten
andererseits scheint damit überwunden, da die lt. Gesetzeswortlaut
verlangte Auswertung mit den im aktuellen Produktivsystem vorhandenen
Auswertungsmöglichkeiten nicht mehr zwingend gefordert wird.
Quelle: DStR 23/2003, S. 923 f.
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