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Auswertbares Archiv –
Steuerliche Datenkonserve mit Mindestauswertungen Teil 2
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Artikel Deutsches Steuerrecht - Praxisforum |
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Aus
Sicht der Praxis ist diese Klarstellung sehr begrüßenswert, doch ist für
viele Steuerpflichtige damit noch nicht mit hinreichender normativer
Sicherheit geklärt, mit welchem technischen und finanziellen Aufwand die
geltenden Vorschriften erfüllt werden können. Sicher ist aber, dass von
Unternehmerseite bereits im Vorfeld künftiger „digitaler Prüfungen“
Strategien festgelegt und technisch realisierbare Maßnahmen ergriffen
werden müssen, die die maschinelle Auswertbarkeit von archivierten
Datenbeständen ermöglichen. Die damit verbundenen erheblichen Kosten,
etwa für die Anschaffung oder für die künftige Wartung auswertbarer
Archivsysteme, sind bisher nur schwer quantifizierbar, die technische
Realisierung ist währenddessen noch nicht durchgehend umgesetzt. Dabei
ließe sich die geforderte Auswertbarkeit für archivierte Daten nach
Auffassung der Verfasser durch eine Anknüpfung an die Funktionalität
bekannter Prüfsoftware vergleichsweise einfach erreichen. Dem liegt die
Idee zu Grunde, auf vorhandene Archivsysteme, die über eingeschränkte
systemeigene Auswertungen verfügen, ein Archiv-unabhängiges
Auswertungssystem „aufzusetzen“. Damit könnte der Betriebsprüfer,
unabhängig von der Zugriffsform, mit geeigneten Prüfungsschritten auf
steuerlich relevante Datenbestände einschließlich dazugehöriger
historischer Stammdaten zugreifen.
Eine
solche „steuerliche Datenkonserve“ müsste natürlich bestimmte
Mindest-Auswertungsstandards erfüllen. Bei der Definition des
Mindestumfangs an Auswertungsfunktionen findet sich ein neues
Betätigungsfeld für die Softwarebranche, die ihren Kunden – auch unter
betriebswirtschaftlichen Aspekten – geeignete Auswertungsmöglichkeiten
an die Hand geben muss.
Dabei
könnten sich die Archivhersteller an der offiziellen Prüfsoftware der
Steuerbehörden (IDEA) oder einer gleichgelagerten Lösung orientieren.
Ein derartiges Archiv mit „IDEA-Funktionalität“ wäre eine vom
Quellsystem unabhängige Lösung, die sowohl den steuerpflichtigen
Unternehmen als auch der Finanzverwaltung entscheidende Vorteile brächte
(ausführlich dazu: Groß, DStR 2002, 1124).
Blickt
man zurück auf die wegweisende Anpassung des Fragen- und
Antwortenkatalogs, so scheint diese Lösung auch mit den Vorstellungen
des BMF vereinbar. Der Anforderung, das Archivsystem mit Auswertungen zu
versehen, die jenen im Produktivsystem in quantitativer und qualitativer
Hinsicht gleichwertig sind, kann ein Archiv mit „IDEA-Funktionalität“
bei entsprechender Ausgestaltung durchaus gerecht werden. Dies gilt erst
recht für EDV-Systeme mit ohnehin nur rudimentären Auswertungstools.
Quelle: DStR 23/2003, S. 923 f.
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