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Auswertbares Archiv
zielführend
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Artikel Deutsches Steuerrecht - Praxisforum |
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Seit 1.
Januar 2002 darf die Finanzverwaltung im Rahmen eines
Datenzugriffsrechtes direkt auf die EDV der Unternehmen zugreifen, diese
zu Auswertungszwecken nutzen bzw. einen Datenträger mit steuerlich
relevanten Daten zur weiteren Auswertung anfordern. Erhebliche Probleme
in der Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben bereitet den betroffenen
Unternehmen dabei regelmäßig die Aufrechterhaltung der maschinellen
Auswertbarkeit der steuerlich relevanten Datenbestände von bis zu zehn
Jahren. Diese Aufbewahrungspflicht gilt unabhängig von etwaigen
Systemwechseln im Hard- und Softwarebereich und verlangt eine anhaltende
Auswertbarkeit mit den im Unternehmen vorhandenen
Auswertungsmöglichkeiten. Setzen die Unternehmen aus
betriebswirtschaftlichen Gründen eine Archivlösung ein, so war bislang
offen, welchen Anforderungen diese Archivlösung genügen muss, um die
zusammen mit den Daten geforderten Auswertungsmöglichkeiten über den
langen Aufbewahrungszeitraum zu gewährleisten.
Das
Bundesministerium der Finanzen hat nun einen Beitrag der Autoren Groß,
Matheis, Lindgens (Deutsches Steuerrecht 2003, S. 921ff.) als
zielführend und substantiiert bezeichnet, welcher die konkreten
Voraussetzungen an ein auswertbares Archivsystem im Detail beschreibt.
Im vorgestellten Modell orientieren sich die Autoren bei den innerhalb
der Archivlösung bereitgestellten Auswertungsmöglichkeiten an der
offiziellen Prüfsoftware IDEA der Prüfungsdienste. Im Ergebnis erhalten
die betroffenen Unternehmen mit der aufgezeigten GDPdU-konformen Lösung
die Möglichkeit, ihre EDV im Vorfeld einer steuerlichen Außenprüfung an
die geänderte Rechtslage anzupassen und zugleich unabhängig von
Systemwechseln im Produktivbereich dem Betriebsprüfer konstante
Auswertungsmöglichkeiten über die gesamte Aufbewahrungsfrist zur
Verfügung zu stellen.
Quelle: Peters, Schönberger & Partner GbR,
München
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