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Rechtliche
Grundlagen
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Begriff Handelsbrief & Aufbewahrungspflicht E-Mail |
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"Ein
Schriftstück 'betrifft' ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung,
seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum
Gegenstand hat." (Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34)
Hierzu
gehören nicht
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Schreiben zur allgemeinen Information
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Übersendung von Prospekten und Angeboten, sofern sie nicht zum
Abschluß eines Handelsgeschäfts geführt haben (Küting/Weber 1995, §
257, Rn 51 2. Absatz)
E-Mails,
die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren (§147 AO)
E-Mails
sind aufzubewahren, wenn sie dem Begriff des Handelsbriefs entsprechen (Beck'scher
Bilanzkommentar 1999, § 257, Rn 15; Adler/Düring/Schmaltz 1995, § 257,
Rn 34, 4. Absatz; u.a.)
Als
originär digitale Dokumente sind die E-Mails zur Aufbewahrung mit einem
unveränderbaren Index zu versehen (BMF-Schreiben vom 7.11.1995 zu den
GoBS, Abschn. VIII "Wiedergabe der auf Datenträgern geführten
Unterlagen")
Geschäftsvorfallbezogene Archivierung durch Verknüpfung von E-Mail,
Attachement und ERP-System
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