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Ordnungsmäßige Archivierung und E-Mail-Kommunikation
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Vorwort |
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Geschäftsprozesse werden zunehmend durch E-Mail-Kommunikation
abgewickelt. E-Mail- Dokumente sind nach den Grundsätzen des
Handelsrechts und Steuerrechts zu archivieren. Rechtliche Aspekte der
Archivierung sind die Ordnungsmäßigkeit, die Beweissicherheit und das
Filtern unerbetener E-Mail.
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Erläuterung |
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Die
Finanzbehörde ist berechtigt, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in
die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur
Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen, § 147 Abs. 6 AO. Um der
Finanzbehörde dies zu ermöglichen muss der Steuerpflichtige die
steuerlich relevante E-Mail-Kommunikation elektronisch archivieren und
sicherstellen, dass die Dokumente während der Aufbewahrungsfrist
maschinell ausgewertet werden können. Diese gesetzlichen Anforderungen
hat das Bundesfinanzministerium (BFM) mit seinem Schreiben vom 16. Juli
2001 „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler
Unterlagen“ (GDPdU) und ergänzenden „Fragen und Antworten zum
Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“ vom 6. März 2003 konkretisiert.
Hiermit werden die seit dem Schreiben des BFM vom 7.11. 1995 bestehenden
„Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS)
ergänzt.
Quelle: RA Dr. Ivo Geis
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