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Maschinelle Auswertbarkeit und Indexierung
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Erläuterung |
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Während
der Archivierung müssen die Dokumente für die Finanzbehörden maschinell
auswertbar sein. In Ziffer I 1. der GDPdU interpretiert das
Bundesfinanzministerium das Recht, im Rahmen der Außenprüfung Einsicht
in die gespeicherten Daten zu nehmen als „Nur-Lesezugriff“, der das
Lesen, Filtern und Sortieren der Daten umfasst. Im „Nur-Lesezugriff“
kann die Finanzbehörde unmittelbar mit der Hard- und Software des
Steuerpflichtigen auf die Daten zugreifen oder mittelbar, indem nach
ihren Vorgaben die Daten von dem Steuerpflichtigen maschinell
ausgewertet werden. Die maschinelle Auswertbarkeit ist entsprechend der
GoBS (Abschnitt VIII. „Wiedergabe der auf Datenträgern geführten
Unterlagen“) durch einen unveränderbaren Index sicherzustellen, unter
dem das archivierte Dokument bearbeitet und verwaltet werden kann.
Quelle: RA Dr. Ivo Geis
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