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Definition der Verfahrensdokumentation Teil 1
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Verfahrensdokumentation |
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„... Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit des Buchführungs- bzw.
Rech-nungslegungsverfahrens ist eine ordnungsgemäße
Verfahrensdokumentation, die die Beschreibung aller zum Verständnis der
Rechnungslegung erforderlichen Verfahrensbestandteile enthalten muss.
Die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit – insbesondere komplexer Verfahren
– ist für einen sachverständigen Dritten nur dann möglich, wenn ihm
neben den Eingabedaten und Verarbeitungsergebnissen auch eine
aussagefähige, der Komplexität entsprechend detaillierte Dokumentation
zur Verfügung steht. Der Aufbau und die Pflege der zum Verständnis der
Rechnungslegung erforderlichen Dokumentation sind Voraussetzung für die
Erfüllung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ...“
Quelle: IDW FAIT1, Tz. 53
Anforderungen
Für jedes DV-gestützte Buchführungssystem ist eine Dokumentation zu
erstellen (Verfahrensdokumentation). Die GoBS zeigen Bereiche auf, auf
die sich die Verfahrensdokumentation insbesondere erstrecken muss. Es
handelt sich nicht um eine abschließende Aufzählung aller
aufbewahrungspflichtigen Dokumentations-unterlagen, sondern lediglich um
einen Rahmen für den Umfang der Dokumentation. Der Umfang, der im
Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum
Verständnis der Buchführung notwendig ist.
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Das Verfahren der DV-Buchführung muss durch eine
Verfahrensdokumentation, die sowohl die aktuellen als auch die
historischen Verfahrensinhalte nachweist, verständlich und
nachvollziehbar gemacht werden.
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Der Zusammenhang zwischen dem zu Grunde liegenden Geschäftsvorfall und
dessen Buchung bzw. dessen DV-Verarbeitung muss durch eine
aussagekräftige Verfahrensdokumentation ergänzt durch den Nachweis ihrer
ordnungsmäßigen Anwendung dargestellt werden.
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Der Buchführungspflichtige muss im Einzelfall durch Hinzuziehung
der Verfahrensdokumentation die Erfüllung der Beleg-, Journal- und
Kontenfunktion sicherstellen, um damit einem sachverständigen Dritten in
angemessener Zeit einen ausreichend sicheren, eindeutigen und
verständlichen Nachweis der Geschäftsvorfälle und deren Verarbeitung zu
ermöglichen.
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Die Beschreibung eines jeden der vorgenannten Bereiche muss den Umfang
und die Wirkungsweise des internen Kontrollsystems erkennbar machen.
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Die ordnungsgemäße Anwendung des jeweiligen Verfahrens (zu Beleg-,
Journal- und Kontenfunktion) ist zu belegen. Der Nachweis der
Durchführung der in dem jeweiligen Verfahren vorgesehenen Kontrollen
ist unter anderem durch Programmprotokolle sowie durch die
Verfahrensdokumentation zu erbringen.
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Die Beschreibung des internen Kontrollsystems (IKS) ist Bestandteil
der Verfahrensdokumentation. Eine Wahlmöglichkeit für den
Buchführungs-pflichtigen, welche Beschreibung er für erforderlich
hält, besteht nicht.
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