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DATEV Teil 1
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Erläuterung |
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Die digitale Betriebsprüfung – mit DATEV bestens
vorbereitet
Die
elektronische Betriebsprüfung zieht immer mehr in den
Prüfungsalltag ein. Dies bedeutet, dass die nächste
Außenprüfung wahrscheinlich digital erfolgt. Dennoch
meiden viele Unternehmen die Beschäftigung mit dem
Thema. Dabei müssen bereits seit Januar 2002 Unternehmen
ihre steuerrelevanten Daten so archivieren, dass sie bei
einer Betriebsprüfung jederzeit elektronisch verfügbar
gemacht werden können.
Die Archivierung und der digitale Zugriff auf Daten im Rahmen
einer Prüfung gehören meist nicht zum Kerngeschäft
mittelständischer Unternehmen. Wichtige Unterstützung kann
hier der Steuerberater bieten. Die Klassifizierung von
steuerlich relevanten Daten für Dritte ist nach dem
Steuerberatungsgesetz Vorbehaltsaufgabe des Steuerberaters. Es
werden sicher immer noch nicht bei allen Betriebsprüfungen die
Daten digital verlangt. Immer öfter jedoch erscheint der
Prüfer vor Ort mit Notebook und fordert Daten statt Papier.
Optimale Vorbereitung mit DATEV-Lösungen
Unternehmen, die ihre Buchführung in Zusammenarbeit mit einem
DATEV-Steuerberater erstellen oder von diesem erstellen
lassen, können auf die bereits bei Betriebsprüfungen bewährten
DATEV-Lösungen zur digitalen Betriebsprüfung zugreifen – auf
die Rechnungswesen- bzw. Lohn-Archiv-CD. Mit diesen Archiv-CDs
sind Steuerberater und Unternehmen auf bevorstehende
Betriebsprüfungen vorbereitet. Die elektronische
Betriebsprüfung wird durch den Einsatz der Archiv-CD
wesentlich einfacher – weder Buchhaltung noch Kanzlei werden
tagelang in Beschlag genommen.
Im
DATEV-Rechenzentrum werden die Buchführungsdaten über den
gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum von zehn
Jahren archiviert. Über den gesamten Zeitraum ist
sichergestellt, dass die Daten gelesen und ausgewertet werden
können. Bei Bedarf können Anwender eine Archiv-CD abrufen, die
genau den zu prüfenden Mandantenbestand und die zu prüfenden
Jahre entsprechend der Prüfungsanordnung enthält. Neben diesen
Daten ist auf jeder Archiv-CD auch ein Programm, um die Daten
in Form der ursprünglichen Auswertung darzustellen und diese
nach verschiedenen Kriterien zu suchen. Auf diese Weise können
die Daten vor der Prüfung vom Mandanten oder in der Kanzlei
gesichtet werden. Die CD enthält außerdem eine Schnittstelle
mit GDPdU-Beschreibung, die den Datenexport ins Prüfprogramm
der Finanzbehörde möglich macht. So können die Archiv-CDs
sowohl beim Direktzugriff als auch bei der
Datenträgerüberlassung eingesetzt werden. Die Rechnungswesen-
bzw. Lohn-Archiv-CD von DATEV ist die Lösung für die digitale
Betriebsprüfung.
Sichere Archivierung im DATEV-Rechenzentrum
Archiv-CDs werden erfolgreich bei Betriebsprüfungen
eingesetzt. Datenschutz und Virensicherheit sind
gewährleistet. Sorge und Mehrkosten für zusätzliche technische
Ausstattungen und häufige Wartung der Hardware entfallen. Die
Nutzer der Archiv-CD müssen ihren Datenbestand weder separat
archivieren, noch prüfen oder für neue Programmversionen
konvertieren. Durch die Sicherung im Rechenzentrum können die
Daten auch nach Systemwechseln problemlos wiederhergestellt
werden. Anwender können den Zugriff der Finanzverwaltung auf
steuerlich relevante Daten beschränken. Die Daten sind im
Rechenzentrum und auf der Archiv-CD durch Kennwortschutz vor
unberechtigtem Zugriff geschützt.
Prozessbegleitende Qualitätssicherung
Neben der sicheren Archivierung und der Datenbereitstellung
ist vor allem auch die Qualitätssicherung der Buchführung
gefragt. Denn Buchungsfehler, die früher wegen seltener
Betriebsprüfungen oder schwer überschaubarer Datenfülle leicht
übersehen werden konnten, fallen bei digitalen Prüfungen eher
ins Auge. Durch frühzeitige, prozessbegleitende
Qualitätssicherung erfolgt ohne Extra-Aufwand unterjährig
gleichzeitig mit der Buchführungs- und Abschlusserstellung die
Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung. Fehler können
frühzeitig erkannt und beseitigt, Auffälligkeiten schon im
Vorfeld geklärt und dokumentiert werden.
Mit dem Programm ACLTM
Datenanalyse mit Tools können die Buchhaltungsdaten außerdem
zusätzlich prüfungsvorbereitend untersucht werden. Unter
anderem sind Benford-Analyse, Chi²-Anpassungstest und viele
andere vordefinierte Prüfskripte für die Analyse der
Anlagegüter oder der Buchhaltung bzw. des Jahresabschluss
möglich. Der prozessgesteuerte Workflow und die intuitive
Benutzungsoberfläche von ACL Datenanalyse mit Tools
ermöglichen komplexe Datenanalysen - ohne längere
Einarbeitungs- und Lernphasen. Besonders effizient ist der
Einsatz von ACL Datenanalyse mit Tools durch die auf
DATEV-Daten zugeschnittene Schnittstelle. ACL ist weltweit
Markt- und Technologieführer im Bereich der digitalen
Datenanalyse und Kooperationspartner von DATEV.
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