|
EASY-Archivierung
>> Zurück zum Inhaltsverzeichnis
Erläuterung |
|
- |
Vorwort
Die Steuergesetze und die GDPdU
schreiben in den meisten Fällen die Aufbewahrung der
steuerrelevanten Daten für mindestens 10 Jahre vor. Dabei
sind die Vorschriften der GoBS zu beachten.
Im Rahmen der GDPdU macht es
sicherlich in einzelnen Fällen Sinn ein Dokumenten Management
System einzuführen.
Solange die
Daten in den produktiven Anwendungssystemen liegen (ERP, FIBU,
Lohn- und Anlagenbuchhaltung usw.) kann man (bei
professionellen Systemen) zunächst einmal unterstellen, dass
die GoBS eingehalten werden. Nun gibt es aber zahlreiche
Szenarien, in denen die Daten nicht so lange im
Produktivsystem gehalten werden können, z.B.
-
die
Datenbank muss entlastet und reorganisiert werden
-
Systeme
werden upgedatet oder durch andere Produkte ersetzt
-
bei
Firmenfusionen werden die Systeme der Partner
zusammengeführt
- usw. usw.
Die Daten
müssen dann außerhalb der Produktivsysteme jahrelang
GoBS-konform aufbewahrt werden. Professionelle elektronische
Archivsysteme sind genau auf diese Aufgabe hin konstruiert und
optimiert. Es sind die Spezialprodukte für die GoBS-konforme
Langzeitarchivierung von Daten aller Art. Viele GoBS-relevante
Funktionen sind bereits eingebaut; und die Hersteller und
ihrer Vertriebspartner können die Kunden qualifiziert
organisatorisch beraten, um eines gesetzeskonformen
Systembetrieb sicherzustellen.
Freilich
schreibt der Gesetzgeber solche Archivsysteme nicht zwingend
vor. Der Steuerpflichtige kann die GoBS auch mit anderen
Mitteln einhalten. In ihrer "Gemeinsamen
Stellungnahme" formulieren die Unternehmensberater
"Zöller&Partner" und "PROJECT
CONSULT" als ihren 6. Leitsatz: "Elektronische
Archive nur für die GDPdU sind unwirtschaftlich". Dem
kann man - sogar aus der Sicht eines Archivanbieters - nur
zustimmen.
Allerdings
werden Archivsysteme bereits seit vielen Jahren eingesetzt,
lange bevor es die GDPdU gab. Und dies hat seinen Grund:
Archivsysteme haben gegenüber den traditionellen
Papierkellern enorme Kostenvorteile und amortisieren sich
schnell. Statt langer Suchen in Papierbergen erscheinen die
notwendigen Informationen sekundenschnell auf dem Bildschirm.
Wichtige Dokumente sind ständig verfügbar und können nicht
mehr durch falsches Abheften verloren gehen.
Ein Unternehmen
ist gut beraten, sich anlässlich der GDPdU ernsthaft mit dem
Thema "elektronische Archivierung" zu befassen und
ihren Nutzen zu analysieren. Fast immer finden sich dann gute
Gründe, die Belege und Daten künftig elektronisch zu
archivieren. Und wenn dann ein Archivsystem eingeführt wird,
dann man die leidige Langzeitarchivierung der GDPdU-Daten ohne
großen Zusatzaufwand nebenbei erledigen.
Quelle: EASY
SOFTWARE AG
Weiterführende
Informationen
>>
Zurück zum Inhaltsverzeichnis
|
