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SAP Teil 3
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Direkter
Zugriff auf Archivdaten für Finanzbehörden |
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Laut den GDPdU sind Firmen dazu
verpflichtet, den Steuerbehörden Zugang zu allen relevanten
Daten aus Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung zu
ermöglichen – unabhängig davon, ob diese sich noch im
aktuellen Datenverarbeitungssystem befinden oder aber bereits
archiviert und auf andere Medien ausgelagert wurden. Der
Zugriff auf Archivdaten sowie deren Auswertung muss über das
DV-System oder durch Überlassung der gespeicherten Unterlagen
auf Datenträgern gewährleistet sein. Aus diesem Grund reicht
es künftig nicht mehr aus, im Voraus erzeugte Drucklisten
bereitzustellen, die zum Beispiel auf einem optischen
Archivsystem abgelegt sind.
Wie lässt sich nun der geforderte Online-Zugriff auf die
Archivdaten in SAP R/3 realisieren? Eine Option ist die
sequenzielle Verarbeitung der archivierten Daten. Diese führt
bei großen Datenvolumina jedoch zu langen Laufzeiten bei der
Auswertung, weil Information fehlen, die einen Direktzugriff
zulassen: beispielsweise das Buchungsdatum, um Belege eines
Buchungsmonats aufzurufen. Das Fehlen des Selektionskriteriums
resultiert daraus, dass beim Verwenden der
SAP-Datenarchivierung diese Metainformation – also die
Verknüpfung zwischen Beleg und einem Konto, Buchungsdatum,
Auftrag oder Kostenstelle – in der Regel gelöscht wird.
Allerdings lässt sich in
einzelnen SAP-Applikationen wie der Finanzbuchhaltung die
feste Verknüpfung zwischen Konten und Belegen entkoppeln:
Wird ein Beleg archiviert, verbleiben die dazugehörigen
Indexinformationen für die Fundstelle im SAP-Archivfile und
die Belegnummern, die zu einem Konto gehören, in der
SAP-Datenbank. Dadurch lässt sich auch nach der Archivierung
der Daten weiterhin direkt auf diese zugreifen. Jedoch ist bei
diesem Vorgehen zu beachten, dass die Indexdaten bis zu 40
Prozent des Gesamtbeleges ausmachen können. Bei großen
Volumina von mehreren Millionen Belegen in einem
Geschäftsjahr gilt es daher, die Systemkonfiguration so
auszulegen, dass sich für den prüfungsrelevanten Zeitraum
beziehungsweise die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn
Jahren diese Strategie auch tatsächlich durchhalten lässt.
Will sich nun der Steuerprüfer
die Daten online ansehen, kann er dies mit dem Document
Relationship Browser tun. Dabei handelt es sich um ein
Standard-Tool von SAP, mit dem sich komplexe
betriebswirtschaftliche Vorgänge kontextbezogen aus Datenbank
und Archivdaten anzeigen lassen. Allerdings erfordert dies den
"Umweg", erst über die Funktionalität des SAP
Archive Information Systems Indexdaten zu generieren und diese
dann in der SAP-Datenbank zu speichern.
Mehr Komfort durch Add-ons
Anzeigen von Einzelposten
Mit Hilfe der PBS archive add ons – zertifizierte
Ergänzungslösungen zur SAP-Datenarchivierung des
SAP-Partners PBS Software GmbH – lassen sich die zuvor
erläuterten Einschränkungen umgehen. Diese Add-ons stellen
den Anwendern Archiv- und Datenbankdaten über erweiterte
integrierte SAP-Standard-Transaktionen wieder zur Verfügung.
Dabei sind solche Transaktionen von Relevanz, die
Anzeigecharakter haben: beispielsweise die Einzelposten zum
Debitor, Kreditor oder Sachkonten aus der Finanzbuchhaltung
oder aber auch Aufträge zum Auftraggeber aus dem Vertrieb
beziehungsweise Bestellungen zum Material aus der
Materialwirtschaft.
Der Vorteil der durch PBS archive
add ons generierten Indexdaten: Indem sie außerhalb der
SAP-Datenbank abgelegt und durch ein spezielles
Langzeit-Archivkonzept verwaltet werden, lassen sich die
Anforderungen des unmittelbaren Datenzugriffs durch die
Steuerbehörden vollständig erfüllen. Darüber hinaus
gestatten es die Add-ons Unternehmen, die konsequent die
SAP-Datenarchivierung verwenden, auf Archivdaten zuzugreifen,
ohne dabei Abstriche hinsichtlich der Qualität und Quantität
der Informationen hinnehmen zu müssen.
Zugriff auf Archivdaten über
Datenträger
Neben dem unmittelbaren Zugriff über das DV- beziehungsweise
das SAP-System haben Finanzbehörden auch das Recht, sich
mittelbar – also über Datenträger – Zugang zu den
digitalen Informationen zu verschaffen. Zu diesem Zweck muss
der Steuerpflichtige alle steuerrelevanten Daten für die zu
prüfenden Perioden so vorhalten, dass sich diese aus dem
SAP-System auf einen Datenträger extrahieren und sich mit
Auswertungstools der Finanzbehörde bearbeiten lassen. Neben
der Business-Intelligence-Komponente SAP Business Information
Warehouse einschließlich Queries kommen im SAP-Umfeld für
dieses Szenario ABAP-Reports sowie das SAP Data Retention Tool
(SAP DART) als Lösungsansatz in Betracht. SAP DART ist sofort
einsetzbar, da es in einer Standardinstallation von SAP R/3
enthalten ist und somit keine weiteren Lizenz-Gebühren
anfallen. Das SAP-Werkzeug ist ab SAP R/3 4.6B in der
Standardauslieferung enthalten, es kann aber auch als
Add-on-Komponente in frühere Releasestände installiert
werden (siehe SAP-Note 99914).
Erweiterte
DART-Funktionalität
Mit SAP DART lassen sich Daten in vordefiniertem Umfang
extrahieren und auf externen Datenträgern oder auf einem
Fileserver für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist ablegen.
Zum Prüfungszeitpunkt werden dann Views auf die Datenextrakte
gebildet, die vom Umfang und Zeitraum her den Anforderungen
der Finanzbehörde entsprechen. Welche Feldinhalte aus Stamm-
und Bewegungsdaten die Views enthalten sollen, ist mit der
Finanzbehörde abzustimmen.
Das SAP-DART-Konzept sieht zwar
prinzipiell die Möglichkeit vor, Archivdaten zeitweilig in
temporäre – nicht in die originären – Tabellen
zurückzuladen, um Extrakte zu generieren, doch ist dieses
Vorgehen aus Laufzeitgründen nicht empfehlenswert. Auch
lassen sich die vom Buchhaltungsbeleg abhängigen Belege aus
Vertrieb (SD) oder Materialwirtschaft (MM) nicht über die
eingegrenzte Buchungsperiode in das SAP-System zurückholen,
da sie ausschließlich über die Belegnummer dem
Finanzbuchhaltungsbeleg zugeordnet werden. Dadurch sind mehr
Belege in das SAP-System einzustellen als tatsächlich für
den Extraktbestand benötigt werden. Die Tendenz bei
SAP-Anwendern geht daher eher in die Richtung, die
Extraktbestände vor dem Archivierungsprozess zu generieren.
Direktzugriff über
Archivindizes
PBS hat in Kooperation mit SAP das SAP-DART-Konzept
dahingehend erweitert, dass das Rückladen von
SAP-Archiv-Dateien in temporäre Datenbanktabellen entfallen
kann. Dadurch lassen sich in einem Extraktionslauf mit SAP
DART Datenbankdaten und zuvor erzeugte Archivdaten direkt zur
Selektion heran ziehen. Als Grundlage dienen hierzu die
generierten Indizes der PBS archive add ons beziehungsweise
ein mit PBS-Mitteln generierter Archivindex, der einen Zugriff
auf archivierte Unterlagen über Buchungsdatum, Fakturanummer
oder Bestellnummer zulässt.
Das PBS-Konzept bietet zwei
Vorteile: Zum einen wird durch konsequentes Archivieren die
Datenbank in einem performanten Zustand gehalten. Zum anderen
muss nicht permanenter Speicherplatz vorgehalten werden, um
die Extraktbestände bis zu ihrer Verwendung zwischenzulagern.
Die Bestände lassen sich quasi nach Bedarf erzeugen. PBS
realisiert im Augenblick mit Pilotkunden die PBS-DART-Version
CDART (Complete Data Retention Tool). Mit einem marktfähigen
Produkt ist zu Beginn des zweiten Halbjahres 2002 zu rechnen.
Autor: Walter Steffen
Weiterführende Informationen
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