|
Aus der Praxis
Stammdatenproblematik in der GDPdU |
|
- |
Im Rahmen der digitalen Betriebsprüfung nach den GDPdU-Anforderungen müssen die Daten der Finanzbuchhaltung oder
anderer steuerlich relevanter Systeme auch nach Jahren noch im
ursprünglichen Originalzustand bereitgestellt werden. Trotz der
inzwischen bekannten Situation und der "Eingewöhnungszeit" seit
Einführung der GDPdU im Jahr 2002 können jedoch immer noch nicht alle
Systeme diese Anforderungen erfüllen.
Um die Problematik zu veranschaulichen, stellen wir uns folgendes
Beispiel vor: Der Betriebsprüfer möchte bei der Außenprüfung im Jahre
2007 eine Rechnung aus dem Jahre 2003 aus dem damals aktiven (und noch
immer eingesetzten) System einsehen. Die Rechnung lässt sich zwar noch
extrahieren, stimmt jedoch nicht mehr mit den ebenfalls vorhandenen
Bankdaten und den Originaldaten überein.
Woran liegt das? Hierzu muss man die Daten, die für die Rechnung
notwendig sind, einmal genauer betrachten: Diese teilen sich in die so
genannten Stamm- und Bewegungsdaten auf. Die i. d. R. gleich
bleibenden Stammdaten bestehen in diesem Fall aus den Daten für den
Rechnungskopf (Firma, Adresse, Steuernummer, etc.) und den
Artikelstammdaten (Artikelnummer, Bezeichnung, Einzelpreis, etc.); zu
den Bewegungsdaten gehören die von der einzelnen Rechnung abhängigen
Daten (Rechnungspositionen, Anzahl, etc.). Diese Daten wurden speziell
für den einen Vorgang erstellt und werden sich daher im Nachhinein
auch nicht mehr verändern, somit entsteht an dieser Stelle auch kein
Problem, sollen die Daten nach mehreren Jahren noch in ihrem
Originalzustand verfügbar sein.
Anders sieht es bei den vermeintlich unveränderbaren Stammdaten aus.
Denn um den benötigten Speicherplatz im System möglichst gering zu
halten, haben die Systemhersteller die Daten bei Änderungen früher in
der Regel einfach verändert. Bei einer Umfirmierung oder
Adressänderung des Kunden hieße dies allerdings, dass die alten
Stammdaten mit den neuen Werten überschrieben werden, da es sich ja
immer noch um den gleichen Kunden handelt. Für die oben genante
Rechnung bedeutet das allerdings, dass die nachträglich erstellte
Rechnung auf eine "andere Firma" mit einer unterschiedlichen Adresse
als im Originalbeleg ausgestellt wird. Ähnliches ist bei der Änderung
der Artikelstammdaten möglich, wenn sich hier die Daten –
beispielsweise der Artikelpreis – ändern.
Der Originalbeleg bzw. die Reproduktion des originalen Zustands ist
auf diese Weise also nicht mehr möglich. Selbstverständlich ist die
Situation bereits bekannt und die meisten Systemhersteller haben sich
auf die neuen Anforderungen eingestellt. So ist heute im Großteil der
Systeme eine Historisierung der Stammdaten zumindest teilweise
möglich. Das bedeutet, dass die ursprünglichen Kundendaten auch nach
einer Änderung noch reproduzierbar sind, da die früher überschriebenen
Daten heute aufbewahrt werden. In der Praxis treten vor allem die
folgenden drei Methoden auf:
-
Die Stammdaten werden in eine Logdatei geschrieben und so aufbewahrt.
Dies hat den Nachteil, dass eine nachträgliche Zusammenführung (joining)
so gut wie unmöglich ist.
-
Es können verschiedene Datensätze bis zu einer festen Maximalzahl
mitgeführt werden. Ab Erreichen dieser Maximalzahl entstehen also auch
hier Datenverluste.
-
Die veränderten Stammdaten können in unbegrenzter Anzahl historisiert
werden. Dies erfordert zwar das größte Datenvolumen, ist aber bezogen
auf die GDPdU die beste Variante.
Allerdings treten auch immer wieder Fälle auf, in denen die gesetzlich
verlangte Historisierung noch gar nicht unterstützt wird. Die Kunden
solcher Systeme stehen also im Falle einer Betriebsprüfung vor dem
Problem, dass die alten Daten unwiederbringlich gelöscht wurden. Dies
stellt eine klare Gesetzeswidrigkeit dar, auf deren Grundlage die
Buchführung ggf. verworfen werden könnte. Um im Zweifel spätestens
jetzt auf dieses Problem zu reagieren, sollten Sie bei Ihrem
Systemhersteller oder –verantwortlichem nachfragen, ob die Stammdaten
bereits historisiert werden. Ist dies nicht der Fall, sollten Sie dies
schleunigst nachholen. Sollte das System nicht in der Lage sein, diese
Funktion zu unterstützen, empfehlen wir eine GDPdU-konforme Extraktion
und Archivierung der aktuellen Stammdaten in regelmäßigen Intervallen,
um so zumindest extern den jeweilig aktuellen Stand verfügbar zu
haben. Auf diese Weise können Sie auch dem Betriebsprüfer nachweisen,
dass Sie sich um die Problematik bereits gekümmert und entsprechende
Schritte eingeleitet haben.
Wir stießen bereits bei verschiedenen GDPdU-Projekten auf diese
Thematik und konnten unsere Kunden somit stets erfolgreich beraten.
Sollten also auch Sie zu diesem Thema Fragen haben, stehen wir Ihnen
selbstverständlich gerne zur Verfügung.
Jochen Hoffmann
AvenDATA GmbH
- Leiter Softwareentwicklung - |
