Ablauf

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Ablauf einer digitalen Betriebsprüfung

Erste Phase: Steuerprüfer holt Informationen über Struktur der Buchhaltung ein

Als erster Schritt der Steueraußenprüfung wird dem Unternehmen eine Prüfungsanordnung von den zuständigen Finanzbehörden zugeschickt. Diese enthält Anlagen und Fragebögen, die dem Steuerprüfer einen Überblick über die IT-Umgebung im Unternehmen verschaffen sollen. Da in deutschen Betrieben sehr verschiedene und unterschiedlich komplexe IT-Systeme zur Buchhaltung und Warenverwaltung (auch steuerrelevante Vorsysteme) verwendet werden, müssen sich Prüfer erst in den firmeneigenen Aufbau des digitalen Rechnungswesens einarbeiten. Zudem geht es in dem Fragebogen um allgemeine Sachverhalte der steuerrelevanten Prozesse. Darum werden Informationen zur Archivierung und zu organisatorischen Abläufen angefordert.

Die Fragebögen der Finanzbehörden fallen inhaltlich und formal sehr unterschiedlich aus, da die Steuerprüfung vom jeweiligen Bundesland geregelt wird (siehe Beispiel Berlin).

Zweite Phase: Zugriff auf die Geschäftsdaten

Der Zugriff auf die Daten kann in drei unterschiedlichen Varianten erfolgen (siehe Zugriffsmöglichkeiten). Möglich sind der unmittelbare, der mittelbare Zugriff oder die Datenträgerüberlassung. Aktuell erfolgen ca. 80 % der Betriebsprüfungen in Form der Datenüberlassung (Z3), in Kleinbuchhaltungen kommt diese fast ausschließlich vor. Dabei werden dem Steuerprüfer vom Unternehmen steuerlich relevante Daten auf einem Datenträger ausgehändigt. Lediglich 20 % der Prüfungen greifen unmittelbar (Z1) oder mittelbar (Z2) mithilfe der unternehmenseigenen Hard- und Software auf die gespeicherten Daten zu.

Abgefragt werden in der Regel Daten über Kreditoren, Debitoren, Sachkonten und Journale, Offene-Postenlisten zum Stichtag, Bilanzen usw. eines oder mehrerer Wirtschaftsjahre. Unter Nutzung der Prüfsoftware IDEA identifizieren die Prüfer Schwerpunkte des Vorgangs und beginnen, die Daten auf Plausibilität zu überprüfen. Erscheint das Unternehmen unauffällig, wird der Prüfer in der Regel zu Beginn das Journal oder die Kontoblattbuchungen in Augenschein nehmen. Dabei werden zuerst alle Soll- und Haben-Buchungen beiden Plausibilitätsroutinen unterzogen. So werden Konten aufsummiert, auffällige Umsätze ermittelt und Rechnungen nach fortlaufenden Nummern untersucht.

Das Unternehmen hat die Daten unverzüglich bereitzustellen. Ein Zeitraum von 2 bis 3 Wochen (in Einzelfällen auch nur eine Woche) bleibt dem Unternehmen, um Daten aufzubereiten, sie auf einen akzeptierten Datenträger zu speichern und sie schließlich dem Prüfer zukommen zu lassen.

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