Digitale Betriebsprüfung

Digitale Betriebsprüfung

Digitale Betriebsprüfung

Hinter der Abkürzung "GDPdU" (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) verstecken sich seit 2002 die Anwendungsregelungen zur Umsetzung der Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungssysteme der Unternehmen seitens der Finanzverwaltungen im Rahmen von Betriebsprüfungen. Hierbei sind alle relevanten Geschäftsunterlagen für die Prüfer von Interesse. Der Gesetzgeber schreibt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für Dokumente wie Jahresberichte, Bilanzen und Buchungsbelege vor. Ab 2007 werden digitale Betriebsprüfungen bundesweit umfassend durchgeführt. Seit einem Jahr wird sehr intensiv digital geprüft, jedoch in jedem Bundesland unterschiedlich. Die Länder Baden-Württemberg und Nordrhein-Westfalen spielen heute eine Vorreiterrolle.

In Zukunft wird an der digitalen Prüfung kein Weg vorbeiführen. Es wird kein Zurück zur analogen Prüfung geben, unter anderem auch, weil sich die digitale Prüfung international durchsetzt.

Formen der Prüfung

Die Prüfer analysieren mithilfe spezieller Prüfsoftware (z. B. IDEA) die kompletten Geschäftsdaten. Dabei wählt ein Prüfer die spezifischen Bereiche und Zeiträume für seine Prüfungen frei aus; das bedeutet, der Steuerpflichtige kann sich nicht aussuchen, wie die Prüfung erfolgen wird. Eine Form der digitalen Betriebsprüfung besteht darin, dass das Unternehmen seine Geschäftsdaten auf einem Datenträger in einem bestimmten Format (siehe Beschreibungsstandard und Zugriffsarten) auszuhändigen hat. Die Finanzbehörden akzeptieren hier CDs oder DVDs, inzwischen auch USB-Sticks und Wechseldatenträger. Doch gibt es noch zwei weitere Varianten des Datenzugriffs seitens der Prüfer. Der unmittelbare Datenzugriff ist hier zuerst zu nennen. Dabei muss der Steuerpflichtige dem Prüfer eine Möglichkeit bieten, die Hard- und Software des Unternehmens vor Ort einzusehen. Hierzu müssen Daten entweder im Produktivsystem über zehn Jahre aufbewahrt oder alternativ dazu auch auf anderen revisionssicheren Datenhaltungssystemen vorgehalten werden. Im Falle eines mittelbaren Zugriffs nimmt das Unternehmen die Auswertungen an der eigenen Hard- und Software durch interne, mit dem System vertraute Personen nach den Vorgaben des Prüfers vor.

Veränderungen und Sanktionsmöglichkeiten

Das Gesetz hat de jure die Quantität der prüfungsrelevanten Daten nicht verändert. Lediglich die Prüfungsmethoden wurden modernisiert. De facto jedoch weitet die digitale Betriebsprüfung die Prüfungsinhalte und -tiefe aus. Die Mehrzahl der kommenden Betriebsprüfungen wird digital erfolgen. Gesetzlich vorgeschrieben ist, dass die wichtigen Geschäftsunterlagen jederzeit "unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können" (§ 147 Abgabenordnung Abs. 2). Ist ein Unternehmen dazu nicht in der Lage, muss es mit Sanktionen rechnen. So kann unter anderem nach § 329 Abgabenordnung ein Zwangsgeld (max. 25.000 Euro) oder nach § 146 Abs. 2b Abgabenordnung ein Verzögerungsgeld (2.500 bis 250.000 Euro) erhoben werden (siehe Verzögerungsgeld).

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