Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen

Hierzulande gibt es seit dem Jahre 2002 klare Regelungen für die Aufbewahrungsfrist von Geschäftsunterlagen. So gilt nach § 146 Abs. 5 Abgabenordnung (AO), dass "bei der Führung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern insbesondere sichergestellt sein muss, dass während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können." Dies umfasst nach § 147 AO: "1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, 2. die empfangenen Handelsbriefe, 3. Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, 4. Buchungsbelege, 5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung" sind.

Fristen

Der Zugriff auf diese Dokumente muss für die Behörden mindestens zehn Jahre lang sichergestellt sein. Ausgenommen hiervon sind lediglich Handels- und Geschäftsbriefe, für welche die Frist auf sechs Jahre begrenzt ist. Die Aufbewahrungspflicht beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in der Unterlage erfolgt ist. Das gilt auch für die Bilanz, den Jahresabschluss oder den Lagebericht. Bei Geschäfts- und Handelsbriefen jedoch zählt das Jahr des Zu- beziehungsweise Abgangs und bei Verträgen das Jahr des Vertragsendes. Zentrales Anliegen des Gesetzgebers ist bei diesen Regelungen, dass die digital gesicherten Daten nach § 147 AO Abs. 2 "unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können."

Aufgabe für die Unternehmen

Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft sollten vor allem aus steuerlichen Gründen die Aufbewahrungsvorschriften beachten. Zusammengefasst müssen Unternehmen ihre steuerrelevanten Unterlagen bis zu elf Jahre unverändert aufbewahren und einen entsprechenden Zugriff gewähren. Es gibt auch Branchen, die zum Teil noch weitaus höhere Aufbewahrungsfristen erfüllen müssen. So gelten im medizinischen Bereich z. B. für Krankengeschichten teilweise Aufbewahrungsfristen von bis zu dreißig Jahren.

Bei mittelständischen bis großen Unternehmen, auch Konzernen, gibt es bislang keine bewährten Lösungen, um alle relevanten Daten im produktiven System aufzubewahren. Die Systeme drohen bei Überlastung mit Altdaten instabil oder zu langsam zu werden. Unternehmen sollten prüfen, ob in solchen Fällen eine Systementlastung oder Datenauslagerung sinnvoll wäre (siehe Umgang mit Altsystemen).

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