E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung

Elektronische Post gehört heute zum Geschäftsalltag. Anfragen, Angebote, Bestellungen, Rechnungen und viele andere Unterlagen werden von den meisten Unternehmen maschinell erstellt und per E-Mail versandt. Auch E-Mails gehören nach den GDPdU-Vorschriften nun zu den aufzubewahrenden Geschäftsunterlagen. Zumindest bezieht sich das auf diejenigen mit steuerlichem Bezug. Die E-Mail-Archivierung zu realisieren, ist eine umfassende Aufgabe, bei der viele Probleme auftreten können.

Vielfältige Notwendigkeit von E-Mail-Archivierungen

Bei der Archivierung von E-Mails im Unternehmen geht es allerdings nicht ausschließlich um die Adaption an GDPdU-Vorschriften. Weitere Vorgaben wie die der Abgabenordnung (AO), des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie Regelungen wie Solvency II oder Sarbanes-Oxley Act zwingen das Unternehmen zum Handeln.

Zugrunde liegende Vorschrift

Die aktuellen gesetzlichen Anforderungen hat das Bundesfinanzministerium (BMF) in den Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung vom 22. Januar 2009 konkretisiert. Hier heißt es:

"E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 AO aufzubewahren. Eine (elektronisch übersandte) E-Mail stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss. Dies gilt beispielsweise für eine per E-Mail übermittelte Reisekostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat."

Realisierung der E-Mail-Archivierung

Welche E-Mails nun einer Archivierung zugeführt werden sollen, ist im Einzelfall sehr unterschiedlich. Technisch ausgereifte Lösungen ermöglichen eine komfortable Situation für den Anwender, indem sie vordefinierte Regeln und Archivsysteme nutzen. Es bietet sich für Unternehmen an, sich bei der Wahl der benötigten Softwarekomponenten sowie der Konfiguration und Anpassung an ihre bestehende Systemlandschaft unterstützen zu lassen. Das E-Mail-Management archiviert langfristig und revisionssicher sämtliche im Unternehmen anfallenden E-Mails.

Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und die Praxis auch für das Unternehmen selbst so einfach wie möglich zu gestalten, stellt die elektronische E-Mail-Archivierung die einzige Option dar. Dies ist aus folgenden drei Gründen so: Durch die elektronische E-Mail-Archivierung kann eine Korrespondenz als Gesamtereignis wahrgenommen werden. Zudem können E-Mails in elektronische Aktenstrukturen integriert werden. Schließlich müssen E-Mails mit qualifizierter elektronischer Signatur auf jeden Fall im Originalformat aufbewahrt werden.

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