E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung

Praktische Empfehlungen

Die Archivierung wird in jedem Unternehmen gänzlich anders realisiert. Erfahrungen aus der Vergangenheit haben gezeigt, dass in vielen Fällen ähnliche Probleme auftreten. Darum finden Unternehmen hier wichtige Handlungsempfehlungen. Jeder Unternehmer sollte sich bewusst machen, dass im Falle einer Betriebsprüfung der gesamte E-Mail-Verkehr des Betriebes für den Prüfer einsehbar ist. Jedes Schriftstück kann auf eventuelle Mängel in der Buchführung hindeuten.

• Es sollte in jedem Unternehmen klare Anweisungen für die Mitarbeiter geben, wie mit den einzelnen E-Mails umzugehen ist. Es muss unmissverständlich deutlich sein, dass steuerlich relevante E-Mails auf keinen Fall gelöscht werden dürfen. Hierfür ist es erforderlich, in jedem Unternehmen zu definieren, welche Unterlagen unter das Kriterium der steuerlichen Relevanz fallen.

• Es sollte in jedem Unternehmen eindeutige Richtlinien bezüglich der Trennung zwischen privaten und geschäftlichen E-Mails geben. Es bietet sich an, den Mitarbeitern lediglich zu erlauben, auf ihre elektronische Post auf den Internetseiten der E-Mail-Dienste zuzugreifen. Findet diese Trennung nicht statt und werden demzufolge alle E-Mails archiviert, wäre es dem Betriebsprüfer möglich, an Informationen zu kommen, die eigentlich innerhalb des Unternehmens verbleiben sollten. Wenn zum Beispiel die schwere Erkrankung eines Mitarbeiters in privaten E-Mails verhandelt wird, dann kann dies extern bekannt werden und vom Arbeitgeber eventuell erwogene Maßnahmen verunmöglichen.

• Digitale Signaturen schützen Dokumente und sind die Voraussetzung, um digitale Rechnungen zu nutzen. Jedes Unternehmen sollte sicherstellen, dass es nur Rechnungen per E-Mail versendet und akzeptiert, die eine einwandfrei qualifizierte Signatur aufweisen.

• Beschafft man sich eine professionelle Software zur E-Mail-Archivierung, bietet das auch für nicht steuerliche Angelegenheiten Vorteile. Erstens speichern derartige Programme gleichgeartete Dokumente (z. B. PowerPoint-Dokumentationen), die im Unternehmen zirkulieren, lediglich einmal ab und sparen damit viel Speicherplatz. Zweitens bietet eine vollständige Archivierung die Möglichkeit, die E-Mails als Beweise für juristische Auseinandersetzungen zu gebrauchen.

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