Elektronische Rechnung

Elektronische Rechnung

Elektronische Rechnung

Im Rahmen der GDPdU ist darauf zu achten, elektronische Rechnungen, wie beispielsweise Flugbuchungen, Agenturrechnungen oder Ähnliches, wenn sie per E-Mail versendet werden, mit offiziellen Signaturen zu versehen. Auf europäischer Ebene gibt es dazu gerade einige Bewegungen, allerdings wurden die aktuellen Änderungen der EU-Kommission auf nationaler Ebene noch nicht implementiert. In Deutschland ist die Signatur für den sicheren Versand von Rechnungen zwingend erforderlich.

Die gültigen Formen der digitalen Signatur

Es gibt drei Formen der Signatur:

Einfache Signatur - Ersatz für die Unterschrift, die Papierdokumente gültig macht. Vor Gericht ist die Signatur nicht zwingend gültig.

Fortgeschrittene Signatur - Anwendung eines Kodierungsverfahrens (Hash), das diese Form zwar sicherer macht, aber auch sie ist nicht zwingend vor Gericht anzuerkennen.

Qualifizierte, akkreditierte Signatur - In diesem Fall ist eine Akkreditierung durch eine staatlich legitimierte Stelle erforderlich, meist in Form einer Chip-Karte, welche von z. B. IHKs, Bundesdruckerei oder der Sparkasse ausgegeben wird. Zudem benötigt man eine Signatursoftware, damit die Chipkarte angewendet werden kann.

DE-Mail

Es bleibt abzuwarten, inwieweit sich die DE-Mail behaupten wird. Die DE-Mail ist ein Kommunikationsmittel, das den sicheren Austausch rechtsgültiger elektronischer Dokumente zwischen Bürgern, Behörden und Unternehmen über das Internet ermöglichen soll. Die offizielle Einführung ist 2010 geplant. Von besonderem Interesse ist hierbei für Unternehmen, ob sich dieses Verfahren auf die elektronische Rechnungsstellung ausweiten lässt. Vermutlich wird die DE-Mail in Zukunft die aktuell verwendete qualifizierte, akkreditierte Signatur ersetzen.

Vorsicht mit nicht signierten Rechnungen

Unternehmen sollten darauf achten, Rechnungen nur dann zu akzeptieren und zu bezahlen, wenn diese eine digitale Signatur aufweisen. Bemerkt ein Betriebsprüfer, dass ein Unternehmen Rechnungen zu Unrecht akzeptiert hat, kann er diese Rechnung vom Vorsteuerabzug ausklammern. Ist das kein Einzelfall, kann eine derartige Maßnahme sehr schnell schwerwiegende Konsequenzen für den Betrieb haben.

Jede eingehende Rechnung muss also sofort verifiziert werden. Es gilt zu untersuchen, ob die digitale Signatur gültig ist und die Rechnung somit akzeptiert werden kann. Zur Verifizierung gibt es auch frei erhältliche Software. Empfängt ein Unternehmen eine enorme Zahl digitaler Rechnungen, empfiehlt sich, einen Verifikationsserver namhafter Hersteller zu bestellen.

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