Diesen Artikel jetzt bookmarken
Elektronische Rechnung
Empfehlungen
Alle Rechnungen, die beim Unternehmen eingehen, sollten in einem zentralen Ordner gespeichert oder an eine E-Mail-Adresse (z. B. rechnungen@unternehmenxy.de) gesendet werden. Alle Eingänge können dann von einem im Thema versierten Mitarbeiter verifiziert werden. Finden sich ungültige Rechnungen, werden diese mit dem Verweis an den Rechnungssteller zurückgesandt, dass man auf Rechtskonformität besteht.
Werden digitale Rechnungen lediglich ausgedruckt und dann abgeheftet, werden sie nicht GDPdU-konform aufbewahrt. Prüfer merken das natürlich sehr schnell, denn diese Ausdrucke sind meist nicht gefaltet.
Momentan greifen die Betriebsprüfer im Wesentlichen in die E-Mails des Unternehmens ein, um die digitalen Rechnungen zu sichten. Jede digitale Rechnung ist natürlich steuerlich relevant. Die Unternehmen sollten deswegen stets dafür sorgen, diese Daten ordnungsgemäß zu behandeln (siehe E-Mail-Archivierung). Sind alle Rechnungen ohne Mängel, kann sich ein Unternehmen im Zweifelsfall große Umsatzsteuernachzahlungen ersparen. Fangen Prüfer erst einmal an zu suchen, finden sich sehr schnell mehrere nicht ordnungsgemäß gestellte Rechnungen.
Ein Betriebsprüfer äußerte am Rande einer Veranstaltung, aktuell stünden die digitalen Rechnungen zwar nicht im Fokus der Prüfer, dies könne sich jedoch sehr schnell ändern.
Die meisten Fax-Versandarten von Rechnungen (z.B. analoges Fax zu analogem Fax, analoges Fax zu digitalem Fax oder umgekehrt) sind nicht zu empfehlen, da die digitale Signatur nicht beinhaltet ist. Es ist jedoch ‑ wie bei der E-Mail ‑ eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Dies hat seinen Grund darin, dass die Nachvollziehbarkeit, ob ein Fax analoger oder digitaler Natur ist, niemals mit Sicherheit gegeben werden kann.
Schreiben des BMF zu den Rechungsrichtlinien vom 29.01.2004
Weitere Artikel zu diesem Thema
- E-Mail-Archivierung
E-Mail-Archivierung Elektronische Post ...
- Verfahrensdokumentation
Verfahrensdokumentation Wie man bei ...
- Altsysteme
Altsysteme Die Existenz von alten Systemen ...
- SAP
Abschaltung von SAP-Systemen Gemäß dem ...
- MS Dynamics/Navision
Abschaltung von Microsoft Dynamics/Navision-Systemen ...
- AS/400
Abschaltung von AS/400-Systemen Gemäß ...
- Oracle
Abschaltung von Oracle-Systemen Gemäß ...
- PAISY
Abschaltung von PAISY-Systemen Gemäß ...
- Lexware
Abschaltung von Lexware-Systemen Gemäß ...
- Xentis
Abschaltung von Xentis-Fondssystemen Gemäß ...
- BS2000
Abschaltung BS/2000 Gemäß dem deutschen ...
- Exact
Abschaltung von Exact-Systemen Gemäß ...
- V3
Abschaltung von V3-Fondsverwaltungssytemen Gemäß ...
- SoftM
Abschaltung von SoftM-Systemen Gemäß ...
- KORDOBA
Abschaltung von KORDOBA-Systemen Gemäß ...
- Baan
Abschaltung von Baan-Systemen Gemäß ...
- JD Edwards
Abschaltung von JD Edwards-Systemen Gemäß ...
- Varial
Abschaltung von Varial-Systemen Gemäß ...
- Mega
Abschaltung von Mega-Systemen Gemäß ...
- proALPHA
Abschaltung von proALPHA-Systemen Gemäß ...
- L5000
Abschaltung von L5000-Systemen Gemäß ...
- DIAMANT
Abschaltung von DIAMANT-Systemen Gemäß ...
- IFS
Abschaltung von IFS-Systemen Gemäß dem ...
- Addison
Abschaltung von Addison-Systemen Gemäß ...
- Sage
Abschaltung von Sage-Systemen Gemäß ...
Diesen Artikel jetzt bewerten
Übermittlung Ihrer Stimme...