Stammdaten

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Stammdaten

Bei der Datenspeicherung im IT-System des Unternehmens wird zwischen verschiedenen Arten von Daten differenziert. Datenfelder mit sich ständig ändernden Datenbeständen werden als Bewegungsdaten bezeichnet. Sie werden mit Datenfeldern verknüpft, die sich selten ändern, den sogenannten Stammdaten. Beide Datenarten sowie deren logische Verknüpfung können steuerlich relevant sein. Nach den GDPdU-Vorschriften müssten die Daten also mindestens zehn Jahre zur digitalen Auswertung aufbewahrt werden.

Nun werden die Stammdaten (z. B. Adressen) sehr oft nicht im Datensatz selbst abgespeichert, um Speicherplatz zu sparen. Anstelle dessen wird eine Verknüpfung zu den Stammdaten im Dokument integriert. Dieses Vorgehen ist sinnvoll, da sich die Stammdaten erfahrungsgemäß sehr selten ändern. Wenn es nun aber doch zu Abweichungen kommt, dann werden bei vielen Softwaresystemen lediglich die Bezüge zu den aktuellen Stammdaten hergestellt und somit die Originaldokumente verändert. Ein einfaches Beispiel: Eine fünf Jahre alte Rechnung an den Kunden X ist im System gespeichert. Zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung hat X in Hamburg gelebt, inzwischen ist er jedoch nach Bremen gezogen. Seine Adresse wurde auch im System verändert. Will heute nun ein Betriebsprüfer auf die genannte Rechnung zugreifen, würde in den meisten Systemen Bremen als Wohnort angegeben werden. Eine derartig essenzielle Abänderung der Daten widerspricht den Vorschriften der GDPdU. Der Steuerpflichtige müsste im Falle einer Prüfung durch manuelle Nachweise und Änderungsdokumentationen dafür sorgen, dass dem Prüfer auch noch nach Jahren nachgewiesen werden kann, welche Stammdaten aktuell waren, als der Datensatz erzeugt wurde. Dies ist ein Problem, mit dem sich die Unternehmen unbedingt befassen sollten.

Umgang mit Stammdaten

Selbstverständlich ist die Situation bereits bekannt und die meisten Systemhersteller haben sich auf die neuen Anforderungen eingestellt. So ist heute im Großteil der Systeme eine Historisierung der Stammdaten zumindest teilweise möglich. Das bedeutet, dass die ursprünglichen Kundendaten auch nach einer Änderung noch reproduzierbar sind, da die früher überschriebenen Daten heute aufbewahrt werden. In der Praxis treten vor allem die folgenden drei Methoden auf:

Die Stammdaten können erstens in eine Logdatei geschrieben und so aufbewahrt werden. Dies hat den Nachteil, dass eine nachträgliche Zusammenführung (joining) so gut wie unmöglich ist.

Zweitens können verschiedene Datensätze bis zu einer festen Maximalzahl mitgeführt werden. Ab Erreichen dieser Maximalzahl entstehen jedoch Datenverluste.

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