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Stammdaten
Drittens können die veränderten Stammdaten in unbegrenzter Anzahl historisiert werden. Dies erfordert zwar das größte Datenvolumen, ist aber bezogen auf die GDPdU die beste Variante. Allerdings treten auch immer wieder Fälle auf, in denen die gesetzlich verlangte Historisierung noch gar nicht unterstützt wird. Die Kunden solcher Systeme stehen also im Falle einer Betriebsprüfung vor dem Problem, dass die alten Daten unwiederbringlich gelöscht wurden. Dies stellt eine klare Gesetzeswidrigkeit dar, auf deren Grundlage die Buchführung ggf. verworfen werden könnte. Um im Zweifel spätestens jetzt auf dieses Problem zu reagieren, sollten Sie bei Ihrem Systemhersteller oder -verantwortlichem nachfragen, ob die Stammdaten bereits historisiert werden. Ist dies nicht der Fall, sollten Sie dies schleunigst nachholen. Sollte das System nicht in der Lage sein, diese Funktion zu unterstützen, empfehlen wir eine GDPdU-konforme Extraktion und Archivierung der aktuellen Stammdaten in regelmäßigen Intervallen, um so zumindest extern den jeweilig aktuellen Stand verfügbar zu haben. Auf diese Weise können Sie auch dem Betriebsprüfer nachweisen, dass Sie sich um die Problematik bereits gekümmert und entsprechende Schritte eingeleitet haben.
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