Umgang mit Altsystemen

Umgang mit Altsystemen

Umgang mit Altsystemen

Durch die immer schneller voranschreitende technische Entwicklung nimmt die durchschnittliche Nutzungsdauer von elektronischen Datenverarbeitungssystemen ab. Nicht selten wechseln daher auch Unternehmen die Anwendungssoftware und -hardware. Dies erhöht hinsichtlich des potenziellen Datenzugriffs der Finanzverwaltung die Anforderungen an Speicherlösungen und die Systempflege bei Versionsänderungen, Updates oder Upgrades. 

Bedingung: GDPdU-Konformität der Daten

Der Gesetzgeber schreibt seit 2002 vor, dass alle wichtigen Geschäftsunterlagen, die maschinell erstellt wurden, mindestens zehn Jahre nach Erstellung jederzeit "unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können" (§ 147 Abgabenordnung Abs. 2). Das bedeutet, alle Daten (auch Altdaten) müssen ordnungsgemäß (der GDPdU entsprechend) aufbewahrt werden. Wenn es innerhalb dieser zehn Jahre zu einem Soft- oder Hardwarewechsel kam oder kommt, kann diese Lesbarkeit durch zwei Optionen sichergestellt werden.

Erstens bietet sich zur Lösung dieses Problems an, Softwaresysteme anzuschaffen, die eine rückwärts gerichtete Kompatibilität gewährleisten, das heißt, einen umfassenden Zugriff auf alle im ausgemusterten System gespeicherten Daten ermöglichen. Wenn eine solche Funktion Bedingung für den Kauf eines Programms ist, würde dies die Auswahlmöglichkeiten der Unternehmen in Bezug auf neue Software erheblich einschränken. 

Die Alternative: Abschaltung von Altsystemen

Zweitens besteht die Option, die Altsysteme derart abzuschalten, dass der Zugriff auf die darin befindlichen Daten GDPdU-konform garantiert ist. Ist ein Unternehmer bei der Auswahl neuer Systemsoftware fremdbestimmt und muss auf Veränderungen vonseiten der Softwarehersteller oder auf Bedürfnisse wirtschaftlicher Partner reagieren, lassen sich meist Systemwechsel auf neue Softwareprodukte nicht vermeiden. Diese verändern jedoch die Auswertbarkeit der Altdaten. Ausgemusterte Hard- und Software wären dann während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in funktionsbereitem Zustand zu halten. Je nach Umfang der zu archivierenden Daten und der EDV-Struktur des Unternehmens kann dies mit sehr hohem Aufwand für zusätzlich benötigte Hard- und Software verbunden sein.

Hier kann ein vom Quellsystem unabhängiges Auswertungssystem Abhilfe schaffen! Bei einem Umstieg auf eine neue Systemsoftware kann steuerliches Datawarehousing im Archivbereich gleichwertige Auswertungen garantieren, ohne dass das Altsystem während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in funktionsbereitem Zustand gehalten werden muss. Dabei werden die Daten unverändert abgelegt, sodass ein Zugriff auf sie jederzeit möglich und auch die GDPdU-Konformität gewährt ist.

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