Umgang mit Altsystemen

Umgang mit Altsystemen

Worauf sollte man bei der Abschaltung von Altsystemen achten?

• Langzeitsicherung und Revisionssicherheit der Daten
• Anwendung einer bewährten Methode zur Abschaltung
• Vollständigkeit sämtlicher Daten muss gewährleistet sein, da sich die Anforderungen der Finanzbehörden ständig ändern und eine reibungslose Auswertung nur gesichert sein wird, wenn alle Daten vollständig aufbewahrt werden.
• Keine Erstellung von Teilabzügen
• Erstellung der Dokumentation mit besonderem Fokus darauf, dass diese auch künftig verständlich ist.
• Datawarehouses müssen in allgemein gebräuchlichen Datenbanken verwahrt werden, damit die Lesbarkeit über einen langen Zeitraum gewährleistet ist.
• Vorsicht beim Entsorgen von Handbüchern für Altsysteme. Diese können im Zweifel sehr wichtig sein. Ein bewusster Umgang ist auch mit Online-Handbüchern erforderlich, die für alte Versionen benötigt werden. Sie sind Jahre später meist nicht mehr zu finden.
• Angeraten ist auch, das Verfahren durch einen Wirtschaftsprüfer prüfen zu lassen.
• Den Prüfer interessiert beim Zugriff auf die Altdaten nicht, wie das System genau abgeschaltet wurde, er will lediglich auf die Daten zugreifen können (z. B. Debitor, Kreditor, Sachkonten, Bilanz, Offene-Posten-Listen usw.).
• Jede Systemlösung, die all diese Forderungen erfüllen kann, ist zu empfehlen.

Keine Zertifizierung durch die Finanzverwaltung

Es wird auch in Zukunft keine Zertifizierung durch die Finanzbehörden geben. Es geht den Finanzverwaltungen stets nur darum, dass die GDPdU erfüllt sind. Wie das genau zu geschehen hat, ist nicht festgelegt. Wenn Softwarehersteller damit werben, ihre Produkte seien vom BMF zertifiziert, entbehrt das jeglicher Grundlage (siehe Fragen-und-Antworten, 17.) .

Bildung von Rücklagen für die Kosten der Anpassung der EDV an GDPdU

Nach einem widersprüchlichen Zwischenspiel hat das BMF auf die Frage nach den Rückstellungen für die zu erwartenden Kosten der Anpassung der EDV an die GDPdU am 11. März 2010 nun eine klare Antwort gefunden. Es befand, dass Rückstellungen für den genannten Zweck nun doch möglich sein sollten. Konkret heißt es dazu:

"Die obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder haben (..) entschieden, dass in Wirtschaftsjahren, die nach dem 24. Dezember 2008 enden, für die Verpflichtung zur Anpassung der betrieblichen EDV-Systeme an die GDPdU dem Grunde nach Rückstellungen für ungewisse Verpflichtungen anzusetzen sind." (siehe Behördliche Entwicklungen)

weitere Informationen hier

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