Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation

Wie man bei den Vorbereitungen der Unternehmen auf die digitale Betriebsprüfung häufig feststellen kann, existiert keine schriftlich fixierte Verfahrensdokumentation, weder für die Sicherung des laufenden IT-Betriebes noch für die Dokumentation der rechnungsrelevanten Unternehmensprozesse. Besonders bei kleinen und mittelständischen Unternehmen scheint das Bewusstsein für die Bedeutung der Verfahrensdokumentation noch völlig zu fehlen.

Notwendigkeit der Verfahrensdokumentation und Anforderungen an dieselbe

Für jedes DV-gestützte Buchführungssystem ist eine Dokumentation nach Vorschrift der GoBS zu erstellen. Die GoBS deuten die Bereiche an, auf die sich die Verfahrensdokumentation vor allem erstrecken muss. Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird durch das bestimmt, was zum Verständnis der Buchführung notwendig ist.

Erstens muss das Verfahren der DV-Buchführung durch eine Verfahrensdokumentation verständlich und nachvollziehbar gemacht werden, die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte nachweist. Es geht also darum, die Regeln und Abläufe der Datenverarbeitung aufzuzeigen.

Zweitens muss der Zusammenhang zwischen dem zugrunde liegenden Geschäftsvorfall und dessen Buchung bzw. dessen DV-Verarbeitung durch eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation dargestellt werden, ergänzt durch den Nachweis ihrer ordnungsmäßigen Anwendung.

Drittens muss der Buchführungspflichtige im Einzelfall die Erfüllung der Beleg-, Journal- und Kontenfunktion sicherstellen, indem er die Verfahrensdokumentation hinzuzieht, um damit einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen ausreichend sicheren, eindeutigen und verständlichen Nachweis der Geschäftsvorfälle und von deren Verarbeitung zu ermöglichen.

Viertens ist die ordnungsgemäße Anwendung des jeweiligen Verfahrens (zu Beleg-, Journal- und Kontenfunktion) zu belegen. Die Durchführung der in dem jeweiligen Verfahren vorgesehenen Kontrollen ist unter anderem durch Programmprotokolle sowie durch die Verfahrensdokumentation nachzuweisen. Die Beschreibung des internen Kontrollsystems (IKS) ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation.

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