Zugriffsmöglichkeiten

Zugriffsmöglichkeiten

Zugriffsmöglichkeiten der Finanzbehörden

Im Rahmen der digitalen Betriebsprüfung kann der Prüfer zwischen drei verschiedenen Zugriffsmöglichkeiten zur Datenüberprüfung frei wählen:

• Z1 unmittelbarer Datenzugriff
• Z2 mittelbarer Datenzugriff
• Z3 Datenträgerüberlassung

Der Prüfer kann diese Optionen auch kumulativ anwenden. Damit steht es ihm beispielsweise offen, nach der Datenträgerüberlassung noch zusätzlich unmittelbar oder mittelbar die Daten des Unternehmens einzusehen. Ein Online-Zugriff auf die betriebsinterne EDV ist hingegen nicht statthaft.

Z1 Unmittelbarer Datenzugriff

Beim unmittelbaren Datenzugriff nutzt der Prüfer das unternehmenseigene Datenverarbeitungssystem, um die gespeicherten Daten, wie z. B. Buchhaltungsdaten, Stammdaten und Verknüpfungen, zu analysieren. Das Unternehmen ist somit verpflichtet, einen Arbeitsplatz für den Prüfer sowie die betriebliche Hard- und Software zur Verfügung zu stellen.

Zudem ist es erforderlich, den Prüfer in das EDV-System einzuweisen. Der Umfang dieser IT-Einführung ist nicht vorgeschrieben. Dem Prüfer sind sämtliche steuerrelevanten Daten zugänglich zu machen, einschließlich der vorhandenen Auswertungsprogramme zur Filterung und Sortierung. Es wird ein Nur-Lese-Zugriff eingerichtet, der jedoch den Performance-Ablauf der jeweiligen Software beeinträchtigen kann. Da dem Zugriff grundsätzlich kein Verwertungsverbot (siehe Fragen-und-Antworten 15.) zugrunde liegt, sollte darauf geachtet werden, die Daten nach steuerlichen Gesichtspunkten klar zu trennen, um das Betriebsgeheimnis und den Datenschutz zu wahren.

Die Betriebe sind nach den GDPdU dazu verpflichtet, steuerrelevante Daten über einen aufbewahrungspflichtigen Zeitraum von mindestens zehn Jahren entweder im Produktivsystem oder auf anderen revisionssicheren Datenhaltungssystemen vorzulegen. Die Daten sollten dabei unveränderbar sowie maschinell les- und auswertbar sein.

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