GDPdU-taugliches POS Kassensystem

ediekmann, Dienstag, 28. August 2012, 16:38 (vor 270 Tagen) @ cas

Hallo Torsten;

das Bundesfinanzministerium (BMF) hat mit Schreiben vom 26. Nov. 2010 - IV A 4 - S 0316/08/10004-07 - ausgeführt, dass die Daten des einzelnen Geschäftsvorfalls maschinell auswertbar zu speichern sind. Bereits das Schreiben vom Bundesfinanzministerium vom 7 November 1995 verweist darauf, dass die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sich nicht allein auf konventionelle Buchführungssysteme beziehen, sondern auch auf andere vor- oder nachgelagerte DV-Systeme anzuwenden ist. Werden Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Systems erfasst, sind die GoBS insbesondere hinsichtlich der Beleg- und Journalfunktion zu gewährleisten. Für die Verbuchung (=Einbonnierung) und die elektronische Verarbeitung sämtlicher Geschäftsvorfälle ist ein sachlicher und zeitlicher Nachweis zu führen. Die Datenhaltung und die Datenstruktur sind im Prüfungsfall einem sachverständigen Dritten offen zu legen.

Zur Erfüllung der Belegfunktion müssen mindestens folgende Informationen unveränderbar gemäß § 146 Abs. 4 Abgabenordnung gespeichert werden:
- hinreichende Erläuterung des Vorgangs (z.B. Barverkauf, mit Angabe zum Ladengeschäft, Kassennummer etc)
- zu buchender Betrag,
- Warenlieferung/Dienstleistung
- Mengen- oder Wertangaben,
- Autorisierung des abgeschlossenen Vorfalls.

Die Journalfunktion erfordert die vollständige, zeitgerechte und formal richtige Erfassung eines Geschäftsvorfalls. Bereits die GoBS aus 1995 fordern Datensicherungsprozeduren für aufbewahrungspflichtige Daten.

Nun zu den Fragen:
Wie im o.g. Schreiben des BMF vom 26.11.2010 bereits ausgeführt, ist in erster Linie ein elektronisches Journal aufzubewahren. Ferner fordert das Schreiben zusätzlich die Aufbewahrung der Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten. Allerdings ist nach dem Grundsätzen der Zumutbarkeit und Verhältnismäßigkeit davon auszugehen, dass redundante Daten nicht mehrfach aufbewahrt werden müssen. Dies setzt jedoch voraus, dass sich z.B. Artikelpreisänderungen eindeutig und unveränderbar aus den einzelnen gespeicherten Geschäftsvorfällen (Journal) ergeben.

Sieht das Unternehmen Schwierigkeiten, die Unveränderbarkeit der elektronisch registrierten Geschäftsvorfälle gem. § 146 Abs. 4 AO nachzuweisen, sollte eher mehr als weniger aufbewahrt werden. Grds. sollten Tagesberichte aus den Journalen reproduziert werden können. Wird der Tagesbericht als Buchungsbeleg für die Tageseinnahme verwendet (Buchung im eigentlichen Buchführungssystem), ergibt sich originär eine Aufbewahrungspflicht. Ergeben sich Zweifel, inwieweit die Unveränderbarkeit der Daten nachgewiesen werden kann, kommt tatsächlich angefertigten Tagesberichten oder z.B. Artikel- und Bedienerberichten eventuell eine Indizfunktion zu, die die Richtigkeit und Zeitgerechtigkeit der Journalbuchungen stützt.

Es ist bisher leider nicht geregelt, ob die Journaldateien in einer oder mehreren Dateien abzulegen sind. Einige Systeme haben Informationen zum Bonkopf und den einzelnen Verkaufszeilen des Bons (Bonpositionen) in verschiedenen Dateien abgelegt. Für alle Verfahrensbeteiligte wünschenswert wäre eine verbindliche Technische Richtlinie wie z.B. bei der Digitalen Lohnschnittstelle (DLS).

Ein weiterer Problembereich besteht bei der Aufbewahrungspflicht von ausgegebenen Rechnungen.
Zunächst besteht grds. keine Rechnungserteilungspflicht des Unternehmers bei Verkäufen an Nichtunternehmer. Werden bei Kassenbons unter 150 Euro Gesamtbetrag die Anforderungen des § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (USt-DV) erfüllt, gilt der Kassenbon jedoch als Kleinbetragsrechnung. Von einem Unternehmer erstellte Rechnungen unterliegen der Aufbewahrungspflicht des Doppels der Rechnung, weil der Leistungsempfänger einen Vorsteuererstattungsanspruch hat, soweit Leistungen für sein Unternehmen bezogen werden. Ein Verstoß gegen die Aufbewahrung kann mit Geldbuße bis zu 5.000 Euro geahndet werden.
Dieser Aufbewahrungspflicht unterliegen alle Unternehmer, die mit Hilfe von PC-Kassen, mit einem PC-verbundenen Registrierkassen oder mit sogenannten "aufrüstbaren" Registrierkassen Rechnungen/Kassenbons erzeugen, die mindestens den Anforderungen einer Kleinbetragsrechnung erfüllen.

Bei weiteren Fragen zur Datenstruktur eines Kassenjournals empfehle ich mit dem Betriebsprüfungsreferat der im Bundesland zuständigen Oberfinanzdirektion Kontakt aufzunehmen. Die Steuerverwaltungen der Länder haben eine Empfehlung zur ordnungsgemäßen Kassenbuchhaltung erarbeitet.

mit freundlichen Grüßen
E. Diekmann