Die Existenz von alten Systemen kann sehr unterschiedliche Risiken bergen. Entsprechend den GDPdU müssen steuerrelevante Altdaten heute über einen technisch gesehen sehr langen Zeitraum les- und auswertbar sein. Nun sind aber insbesondere die Datenverarbeitungssysteme einem ganz besonders rasanten Wandel unterworfen. Unter anderem muss sichergestellt sein, dass alle steuerrelevanten Daten mit Hilfe der drei Zugriffsmöglichkeiten stets les- und auswertbar sind. Diese Anforderung kann für Unternehmen eine entscheidende Beeinträchtigung der Wirtschaftlichkeit bedeuten. Wird ein Altsystem weiter betrieben, entstehen unter Umständen immense Kosten für Wartung und Lizenzen, Hardware, Updates etc. Wird ein Altsystem in die bestehende IT-Landschaft integriert, kann auch das vielerlei unangenehme Konsequenzen nach sich ziehen. Die Verwaltung einer so großen Datenmenge macht Systeme langsam und anfällig für Störungen.
Doch es sind nicht nur die unmittelbar technischen Aspekte, die hier für hohe Kosten und viel Ärger sorgen können, auch die Dokumentation der technischen Vorgänge kann oft über den geforderten Zeitraum nicht zur Genüge geleistet werden. So ist die Dokumentation der technischen Vorgänge nicht selten lückenhaft und die verantwortlichen Techniker meist nicht mehr im Unternehmen beschäftigt. Sollen im Falle einer Prüfung alte Systeme dann hochgefahren werden, müssen sich die aktuell verantwortlichen Techniker das Know-How erst aneignen.
So lässt sich sagen, dass ein falscher Umgang mit Altsystemen die Arbeit der Finanz- und IT-Abteilungen der Unternehmen stark beeinträchtigen kann, von den finanziellen Belastungen ganz zu schweigen. Bis heute ist juristisch noch ungeklärt, inwieweit Verantwortliche im Unternehmen für solche Belastungen materiell selbst aufkommen müssen. Zu all diesen Schäden können dann noch Sanktionsgelder seitens der Finanzbehörden kommen.
Für den Umgang mit Altsystemen hat sich die GDPdU-konforme Abschaltung als eine sehr geeignete und effiziente Option erwiesen. An Abschaltungslösungen sind hohe Ansprüche zu stellen. Sie müssen GDPdU-Konformität, Überzeitlichkeit und komfortable Nutzung durch die Unternehmen gewährleisten.
Die Konformität zu den GDPdU muss durch die Speicherung in Form der festgelegten Beschreibungsstandards sichergestellt werden. Aus allen gängigen Systemen der Unternehmenssoftware werden die steuerrelevanten Daten derart archiviert, dass der Zugang der Finanzbehörden mit der Prüfsoftware IDEA jederzeit und unverändert möglich ist.
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Die Überzeitlichkeit muss durch einen Komplettabzug des abzuschaltenden Systems gewährleistet sein. Die Vollständigkeit der Daten muss oberste Priorität haben. Dies stellt sicher, dass von den Unternehmen und den Prüfern auch in Zukunft noch unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten und Reports erstellt werden können. Da heute noch niemand mit Gewissheit sagen kann, welche Auswertungen beispielsweise in acht Jahren steuerlich relevant sein werden, sollte die Lösung alle Auswertungsmöglichkeiten auch unterstützen können.
Um komfortable Nutzung zu gewährleisten, müssen beliebige Views und Reporte von den Unternehmen erstellt werden können. Diese reichen von Summen-Salden-Listen über die offenen Posten und die GuV bis hin zur Bilanz. Dass es möglich sein muss, solche Übersichten zum jeweiligen Stichtag zu erstellen, ist ganz klar. Auch muss gewährleistet sein, dass sich qualitativ und quantitativ stets die gleichen Auswertungsmöglichkeiten für die Altdaten bieten wie beim ehemals produktiven System.
Schließlich muss eine derartige Lösung sicherstellen, dass sie von den Finanzbehörden mit Hilfe der drei verschiedenen Zugriffsmöglichkeiten jederzeit auswertbar ist. Bewährte Lösungen des steuerlichen Datawarehouse erlauben vielerlei Views, Filterungen und Berechnungen zu definieren und durchzuführen. Außerdem sollte es möglich sein, die verwalteten Daten ganz einfach in verschiedenen Formaten zu exportieren. Mit einer Benutzerverwaltung sollte es zudem möglich sein, beschränkte Benutzerrollen zu vergeben. Hierbei kann dann ganz genau festgelegt werden, auf welche Daten vom spezifischen Nutzer zugegriffen werden kann. Im nachfolgenden Abschnitt sollen die rechtlichen Grundlagen detailliert beschrieben werden.
Warum muss eine Abschaltungslösung so viele Kriterien erfüllen? Weil die Aufbewahrung von digitalen Geschäftsunterlagen seit Januar 2002 gesetzlich bestimmt ist. Auf Grundlage der Änderungen im § 147 Abs. 6 der Abgabenordnung hat die Finanzbehörde das Recht, die mit einem Datenverarbeitungssystem erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Zugriff zu prüfen. Davon betroffen sind auch Altsysteme. Gegenstand der Prüfung sind wie bisher nur die nach § 147 Abs. 1 der Abgabenordnung aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung sind also für den Datenzugriff verfügbar zu halten. Soweit sich auch in den anderen Bereichen des Datenverarbeitungssystems steuerlich relevante Daten befinden, sind diese ebenfalls in geeigneter Weise vorzuhalten.
Die §§ 239 und 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) regeln unter anderem die grundsätzlichen Voraussetzungen für die Archivierung von kaufmännischen Dokumenten. Anhand des § 239 HGB wurde auch definiert, welche Kriterien für eine revisionssichere elektronische Archivierung zu erfüllen sind. Die vielfach verwendeten Begriffe wie Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit leiten sich aus den Erläuterungen des HGB ab.
Mit dem Beginn des Jahres 2002 traten die GDPdU in Kraft und damit gilt nun, dass alle steuerlich relevanten Daten innerhalb einer spezifischen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein müssen. In direktem Zugriff können die Finanzbehörden nun auch auf DV-Systeme der Unternehmen zugreifen.
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Die Abschaltung von Altsystemen darf unter verschiedenen Voraussetzungen vonstattengehen. Auf Anfrage eines Systemhauses, wie mit Altsystemen umzugehen ist, haben die Finanzbehörden schon 2003 (siehe Schreiben des BMF vom 28. Juli 2003) die Vorschläge der Autoren Groß, Matheis und Lindgens empfohlen (siehe DStR, 2003, S. 921 ff.). Groß, Matheis und Lindgens beschreiben unterschiedliche Modelle für die Sicherstellung der maschinellen Auswertbarkeit der Daten und zeigen konkrete Lösungsvorschläge auf. So muss gewährleistet sein, dass sich qualitativ und quantitativ stets die gleichen Auswertungsmöglichkeiten für die Altdaten bieten wie beim produktiven System. In einem solchen Fall ergibt sich die Notwendigkeit, die Funktionsbereitschaft des Altsystems während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu gewährleisten oder aber sicherzustellen, dass das Zugriffsrecht (Z1-Z3) unverändert erhalten bleibt.
Für Unternehmen mit einer gewissen Größenordnung, die regelmäßig ihre Systeme migrieren, abschalten oder auch grundlegend verändern, bietet sich ein steuerliches Datawarehouse aus verschiedenen Gründen an. Ein Datawarehouse ist u.a. von Bedeutung, um das System zu entlasten. Die Mehrzahl der IT-Systeme wäre überbeansprucht, wenn sich alle Daten stets im System befinden würden. Um die Haupttabellen des Systems zu verschlanken und wieder akzeptable Reaktionszeiten sicherzustellen, führt an der Teilabschaltung von sehr großen Systemen oft kein Weg vorbei.
Sanktionen im Falle einer fehlerhaften Archivierung der alten Systeme
Sind die Daten aus alten Systemen archiviert worden, ohne die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und wird dann die Herausgabe der Daten im Falle einer Prüfung gefordert, kann dies für die Unternehmen beträchtliche Sanktionen nach sich ziehen. Aktuell werden Zwangs- und Verzögerungsgelder in Höhe von bis zu 250.000 Euro verhängt.
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Jede Systemlösung, die all diese Forderungen erfüllen kann, ist zu empfehlen.
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