Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme
Die GoBS sind Regeln für die maschinell gestützte Buchführung, die 1995 vom Bundesministerium für Finanzen erstellt wurden. In ihnen werden die geltenden Paragrafen aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung in Bezug auf elektronische Medien erläutert.
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung (GoS) wurden 1978 erstmalig für die beginnende EDV-Buchhaltung verfasst. Mit dem technischen Wandel hat sich der Gebrauch von EDV in den Unternehmen stark verändert. Um die heute vorhandenen und die zukünftigen Informationssysteme der Unternehmen anzupassen, werden daher die bisherigen GoS als "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) neu gefasst. Der Arbeitskreis für wirtschaftliche Verwaltung arbeitet momentan an einer Neufassung der GoBS, da die aktuelle Version inzwischen doch sehr veraltet ist. Es ist leider noch nicht absehbar, wann die Neuerung veröffentlicht wird.
Im Prinzip werden die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung in den GoBS lediglich anwendungsspezifisch konkretisiert. Die Ordnungsmäßigkeit wird grundsätzlich durch folgende Kriterien bestimmt: Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtigkeit, Ordnung, Nachvollziehbarkeit und Unveränderlichkeit (gemäß § 239 HGB, siehe GoBS, S. 7)
Ziel dieser Maßnahmen soll es sein, die DV-gestützte Buchführung übersichtlich und transparent zu gestalten. Unternehmen mit ordnungsmäßiger DV können nicht nur ihre Geschäfte optimal abwickeln, sondern auch ihr Betriebsergebnis korrekt ermitteln. Dass die Finanzverwaltung auf Letzteres besonderes Augenmerk legt, ist verständlich.
Die GoBS beinhalten die Anforderungen an die Kontrollen, Regelungen und Maßnahmen, die der Buchführungspflichtige vorsehen und umsetzen muss, um den GoB bei Einsatz der DV zu genügen. Daher ist es erforderlich, den Begriff des internen Kontrollsystems (IKS) in die GoBS einzuführen.
Das IKS stellt unter anderem darauf ab, dass die Ausgestaltung organisatorischer Kontrollmechanismen, wie z. B. Funktionstrennungen und Abstimmkontrollen, die Ordnungsmäßigkeit einer Buchführung bestimmt.
<split>
Die aktuelle Fassung der GoBS hat viele Mängel. So wird zum Beispiel gefordert, dass Buchungen, die von digitalen Rechnungen herrühren, mit diesen Rechnungen in Verbindung gebracht werden können. Wie unsere Erfahrung zeigt, ist dies nicht zu realisieren. Allerdings befreien auch solch unzulängliche Regeln nicht von der Pflicht zur Dokumentation. Alle steuerrelevanten Unterlagen sind zu dokumentieren. Häufig werden nur aktuelle Dokumente vorgehalten. Es sollten jedoch keine Beschreibungen und Dokumentationen mehr gelöscht werden.