Elektronische Post gehört heute zum Geschäftsalltag. Anfragen, Angebote, Bestellungen, Rechnungen und viele andere Unterlagen werden von den meisten Unternehmen maschinell erstellt und per E-Mail versandt. Auch E-Mails gehören nach den GDPdU-Vorschriften nun zu den aufzubewahrenden Geschäftsunterlagen. Zumindest bezieht sich das auf diejenigen mit steuerlichem Bezug. Die E-Mail-Archivierung zu realisieren, ist eine umfassende Aufgabe, bei der viele Probleme auftreten können.
Bei der Archivierung von E-Mails im Unternehmen geht es allerdings nicht ausschließlich um die Adaption an GDPdU-Vorschriften. Weitere Vorgaben wie die der Abgabenordnung (AO), des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie Regelungen wie Solvency II oder Sarbanes-Oxley Act zwingen das Unternehmen zum Handeln.
Die aktuellen gesetzlichen Anforderungen hat das Bundesfinanzministerium (BMF) in den Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung vom 22. Januar 2009 konkretisiert. Hier heißt es:
"E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des § 147 AO aufzubewahren. Eine (elektronisch übersandte) E-Mail stellt ein originär digitales Dokument dar, das für den Datenzugriff im Originalformat maschinell auswertbar vorgehalten werden muss. Dies gilt beispielsweise für eine per E-Mail übermittelte Reisekostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat."
Welche E-Mails nun einer Archivierung zugeführt werden sollen, ist im Einzelfall sehr unterschiedlich. Technisch ausgereifte Lösungen ermöglichen eine komfortable Situation für den Anwender, indem sie vordefinierte Regeln und Archivsysteme nutzen. Es bietet sich für Unternehmen an, sich bei der Wahl der benötigten Softwarekomponenten sowie der Konfiguration und Anpassung an ihre bestehende Systemlandschaft unterstützen zu lassen. Das E-Mail-Management archiviert langfristig und revisionssicher sämtliche im Unternehmen anfallenden E-Mails.
Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und die Praxis auch für das Unternehmen selbst so einfach wie möglich zu gestalten, stellt die elektronische E-Mail-Archivierung die einzige Option dar. Dies ist aus folgenden drei Gründen so: Durch die elektronische E-Mail-Archivierung kann eine Korrespondenz als Gesamtereignis wahrgenommen werden. Zudem können E-Mails in elektronische Aktenstrukturen integriert werden. Schließlich müssen E-Mails mit qualifizierter elektronischer Signatur auf jeden Fall im Originalformat aufbewahrt werden.
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Die Archivierung wird in jedem Unternehmen gänzlich anders realisiert. Erfahrungen aus der Vergangenheit haben gezeigt, dass in vielen Fällen ähnliche Probleme auftreten. Darum finden Unternehmen hier wichtige Handlungsempfehlungen. Jeder Unternehmer sollte sich bewusst machen, dass im Falle einer Betriebsprüfung der gesamte E-Mail-Verkehr des Betriebes für den Prüfer einsehbar ist. Jedes Schriftstück kann auf eventuelle Mängel in der Buchführung hindeuten.
Es sollte in jedem Unternehmen klare Anweisungen für die Mitarbeiter geben, wie mit den einzelnen E-Mails umzugehen ist. Es muss unmissverständlich deutlich sein, dass steuerlich relevante E-Mails auf keinen Fall gelöscht werden dürfen. Hierfür ist es erforderlich, in jedem Unternehmen zu definieren, welche Unterlagen unter das Kriterium der steuerlichen Relevanz fallen.
Es sollte in jedem Unternehmen eindeutige Richtlinien bezüglich der Trennung zwischen privaten und geschäftlichen E-Mails geben. Es bietet sich an, den Mitarbeitern lediglich zu erlauben, auf ihre elektronische Post auf den Internetseiten der E-Mail-Dienste zuzugreifen. Findet diese Trennung nicht statt und werden demzufolge alle E-Mails archiviert, wäre es dem Betriebsprüfer möglich, an Informationen zu kommen, die eigentlich innerhalb des Unternehmens verbleiben sollten. Wenn zum Beispiel die schwere Erkrankung eines Mitarbeiters in privaten E-Mails verhandelt wird, dann kann dies extern bekannt werden und vom Arbeitgeber eventuell erwogene Maßnahmen verunmöglichen.
Digitale Signaturen schützen Dokumente und sind die Voraussetzung, um digitale Rechnungen zu nutzen. Jedes Unternehmen sollte sicherstellen, dass es nur Rechnungen per E-Mail versendet und akzeptiert, die eine einwandfrei qualifizierte Signatur aufweisen.
Beschafft man sich eine professionelle Software zur E-Mail-Archivierung, bietet das auch für nicht steuerliche Angelegenheiten Vorteile. Erstens speichern derartige Programme gleichgeartete Dokumente (z. B. PowerPoint-Dokumentationen), die im Unternehmen zirkulieren, lediglich einmal ab und sparen damit viel Speicherplatz. Zweitens bietet eine vollständige Archivierung die Möglichkeit, die E-Mails als Beweise für juristische Auseinandersetzungen zu gebrauchen.