Baan

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Abschaltung von Baan-Systemen

Gemäß dem deutschen Steuerrecht und internationalen Anforderungen dürfen Altsysteme nur dann abgeschaltet werden, wenn die Archivlösung dem Unternehmen  in qualitativer und quantitativer Weise die gleichen Auswertungsmöglichkeiten wie im Produktivsystem bietet. Aufbewahrungsfristen und die Sicherstellung der drei verschiedenen Zugriffsmöglichkeiten müssen besonders für Altsysteme respektive die Archivlösung sichergestellt sein. Ist dies nicht gewährleistet, kann es im Falle einer Prüfung für die Unternehmen zu immensen Kosten kommen.

Bei der Stillegung eines Baan-Systems ergeben sich spezifische Fragen. Im Folgenden finden Sie darauf klare Antworten, die auf langjähriger Erfahrung im Umgang mit der Abschaltung von Baan-Systemen gründen.

Baan war ein niederländischer Hersteller von ERP-Standardsoftware und der Name der entsprechenden Softwarelösung. Das Unternehmen existiert nicht mehr, da es 2004 von der SSA Global übernommen wurde, welche in 2006 von der Infor Global Solutions übernommen wurde. Die Softwarelösung Baan existiert als ERP-Lösung unter dem Namen Infor ERP LN im Produktportfolio der Infor weiter.

Welche Module existieren innerhalb von Baan, die für die Besteuerung relevant sind und damit im Rahmen der Stillegung von Baan-Systemen berücksichtigt werden müssen?

Nachfolgend wird ein Auszug von Baan-Modulen angeführt:

• Procurement
• Sales
• Enterprise Service Management
• Quality Management
• Product Lifecycle Management
• Planning
• Manufacturing
• Finance
• Warehousing

Welche Besonderheiten gibt es innerhalb von Baan-Systemen?

In Baan-Systemen sind die Datenbanktabellen nach Suffix geordnet, wobei eine 000-Suffix im Tabellennamen die Systeminformationen angibt. Alle anderen Suffix-Codes stellen die Mandantennummer dar. Da Baan-Systeme auf einer Oracle-DB basieren, gibt es im Rahmen einer Stillegung keine auffälligen Besonderheiten.

Wie wird im Falle einer Abschaltung die Revisionssicherheit und Langfristigkeit der Daten gesichert?

Um den Anforderungen der Wirtschaftsprüfer und des Finanzamtes Genüge zu tun, muss die Revisionssicherheit der Daten im Falle der Stillegung eines Altsystems gewährleistet sein. Das bedeutet, dass die in bewährten Lösungen hinterlegten Daten hinsichtlich Verschlüsselung und Unversehrtheit revisionssicher sein müssen. Bei der Auswahl der Lösung ist dringend darauf zu achten, dass dieser Punkt bei der Umsetzung über ein qualifiziertes Verfahren gewährleistet wird.

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