L5000

Abschaltung von L5000-Systemen

Gemäß dem deutschen Steuerrecht und internationalen Anforderungen dürfen Altsysteme nur dann abgeschaltet werden, wenn die Archivlösung dem Unternehmen  in qualitativer und quantitativer Weise die gleichen Auswertungsmöglichkeiten wie im Produktivsystem bietet. Aufbewahrungsfristen und die Sicherstellung der drei verschiedenen Zugriffsmöglichkeiten müssen besonders für Altsysteme respektive die Archivlösung sichergestellt sein. Ist dies nicht gewährleistet, kann es im Falle einer Prüfung für die Unternehmen zu immensen Kosten kommen.

Bei der Stillegung eines L5000-Systems ergeben sich spezifische Fragen. Im Folgenden finden Sie darauf Antworten, die auf langjähriger Erfahrung im Umgang mit der Abschaltung dieses Systems gründen.

L5000 ist eine branchenspezifische ERP-Lösung für die mittelständische Getränkewirtschaft in allen Sparten, Brauereien, Mineralbrunnen, Spirituosenhersteller und Getränkefachgroßhändler. Hersteller ist die Copa Systeme GmbH & Co.KG, gegründet Anfang der 80er Jahre. Bei L5000 handelt es sich um ein modulares Softwaresystem, das auf UNIX-Basis mit einer Informix-Datenbank arbeitet.

Welche Module existieren innerhalb von L5000-Systemen?

L5000 unterstützt sämtliche betriebswirtschaftliche Vorgänge in der Getränkewirtschaft. Neben den operativen Modulen sind zahlreiche MIS- sowie Controlling-Module verfügbar.

Zu den operativen Modulen gehören:

  • Lieferbereich (LB)
  • Feste- und Beständeverwaltung (FBV)
  • Finanzbuchhaltung (FiBu)
  • Fuhrparkinformationssysteme (FIS)
  • Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA)
  • Kundenerfolgsrechnung (KER)

Wie wird im Falle einer Abschaltung die Revisionssicherheit und Langfristigkeit der Daten gesichert?

Um den Anforderungen der Wirtschaftsprüfer und des Finanzamtes Genüge zu tun, muss die Revisionssicherheit der Daten im Falle der Stillegung eines Altsystems gewährleistet sein. Nach den GDPdU darf bei einem Systemwechsel nur dann von der Aufbewahrung bislang verwendeter Hard- und Software abgesehen werden, wenn die maschinelle Auswertbarkeit der Daten durch das neue System gewährleistet ist. Dazu ist im Regelfall jedoch eine Datenkonvertierung (Migration) nötig. Hier darf ausschließlich das Format der Daten umgesetzt werden, aber niemals eine inhaltliche Änderung der Daten vorgenommen werden. Bei der Auswahl der Lösung ist dringend darauf zu achten, dass dieser Punkt bei der Umsetzung über ein qualifiziertes Verfahren gewährleistet wird.

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