Altsysteme

Altsysteme

Die Überzeitlichkeit muss durch einen Komplettabzug des abzuschaltenden Systems gewährleistet sein. Die Vollständigkeit der Daten muss oberste Priorität haben. Dies stellt sicher, dass von den Unternehmen und den Prüfern auch in Zukunft noch unterschiedliche Auswertungsmöglichkeiten und Reports erstellt werden können. Da heute noch niemand mit Gewissheit sagen kann, welche Auswertungen beispielsweise in acht Jahren steuerlich relevant sein werden, sollte die Lösung alle Auswertungsmöglichkeiten auch unterstützen können.

Um komfortable Nutzung zu gewährleisten, müssen beliebige Views und Reporte von den Unternehmen erstellt werden können. Diese reichen von Summen-Salden-Listen über die offenen Posten und die GuV bis hin zur Bilanz. Dass es möglich sein muss, solche Übersichten zum jeweiligen Stichtag zu erstellen, ist ganz klar. Auch muss gewährleistet sein, dass sich qualitativ und quantitativ stets die gleichen Auswertungsmöglichkeiten für die Altdaten bieten wie beim ehemals produktiven System.

Schließlich muss eine derartige Lösung sicherstellen, dass sie von den Finanzbehörden mit Hilfe der drei verschiedenen Zugriffsmöglichkeiten jederzeit auswertbar ist.  Bewährte Lösungen des steuerlichen Datawarehouse erlauben vielerlei Views, Filterungen und Berechnungen zu definieren und durchzuführen. Außerdem sollte es möglich sein, die verwalteten Daten ganz einfach in verschiedenen Formaten zu exportieren. Mit einer Benutzerverwaltung sollte es zudem möglich sein, beschränkte Benutzerrollen zu vergeben. Hierbei kann dann ganz genau festgelegt werden, auf welche Daten vom spezifischen Nutzer zugegriffen werden kann. Im nachfolgenden Abschnitt sollen die rechtlichen Grundlagen detailliert beschrieben werden.

Rechtliche Grundlagen

Warum muss eine Abschaltungslösung so viele Kriterien erfüllen? Weil die Aufbewahrung von digitalen Geschäftsunterlagen seit Januar 2002 gesetzlich bestimmt ist. Auf Grundlage der Änderungen im § 147 Abs. 6 der Abgabenordnung hat die Finanzbehörde das Recht, die mit einem Datenverarbeitungssystem erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Zugriff zu prüfen. Davon betroffen sind auch Altsysteme. Gegenstand der Prüfung sind wie bisher nur die nach § 147 Abs. 1 der Abgabenordnung aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung sind also für den Datenzugriff verfügbar zu halten. Soweit sich auch in den anderen Bereichen des Datenverarbeitungssystems steuerlich relevante Daten befinden, sind diese ebenfalls in geeigneter Weise vorzuhalten.

Die §§ 239 und 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) regeln unter anderem die grundsätzlichen Voraussetzungen für die Archivierung von kaufmännischen Dokumenten. Anhand des § 239 HGB wurde auch definiert, welche Kriterien für eine revisionssichere elektronische Archivierung zu erfüllen sind. Die vielfach verwendeten Begriffe wie Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit leiten sich aus den Erläuterungen des HGB ab.

Mit dem Beginn des Jahres 2002 traten die GDPdU in Kraft und damit gilt nun, dass alle steuerlich relevanten Daten innerhalb einer spezifischen Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein müssen. In direktem Zugriff können die Finanzbehörden nun auch auf DV-Systeme der Unternehmen zugreifen.

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