Altsysteme

Altsysteme

Voraussetzungen der Abschaltung

Die Abschaltung von Altsystemen darf unter verschiedenen Voraussetzungen vonstattengehen. Auf Anfrage eines Systemhauses, wie mit Altsystemen umzugehen ist, haben die Finanzbehörden schon 2003 (siehe Schreiben des BMF vom 28. Juli 2003) die Vorschläge der Autoren Groß, Matheis und Lindgens empfohlen (siehe DStR, 2003, S. 921 ff.). Groß, Matheis und Lindgens beschreiben unterschiedliche Modelle für die Sicherstellung der maschinellen Auswertbarkeit der Daten und zeigen konkrete Lösungsvorschläge auf. So muss gewährleistet sein, dass sich qualitativ und quantitativ stets die gleichen Auswertungsmöglichkeiten für die Altdaten bieten wie beim produktiven System. In einem solchen Fall ergibt sich die Notwendigkeit, die Funktionsbereitschaft des Altsystems während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu gewährleisten oder aber sicherzustellen, dass das Zugriffsrecht (Z1-Z3) unverändert erhalten bleibt.

Abschaltung erhöht auch die Performance von Systemen

Für Unternehmen mit einer gewissen Größenordnung, die regelmäßig ihre Systeme migrieren, abschalten oder auch grundlegend verändern, bietet sich ein steuerliches Datawarehouse aus verschiedenen Gründen an. Ein Datawarehouse ist u.a. von Bedeutung, um das System zu entlasten. Die Mehrzahl der IT-Systeme wäre überbeansprucht, wenn sich alle Daten stets im System befinden würden. Um die Haupttabellen des Systems zu verschlanken und wieder akzeptable Reaktionszeiten sicherzustellen, führt an der Teilabschaltung von sehr großen Systemen oft kein Weg vorbei.

Sanktionen im Falle einer fehlerhaften Archivierung der alten Systeme
Sind die Daten aus alten Systemen archiviert worden, ohne die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und wird dann die Herausgabe der Daten im Falle einer Prüfung gefordert, kann dies für die Unternehmen beträchtliche Sanktionen nach sich ziehen. Aktuell werden Zwangs- und Verzögerungsgelder in Höhe von bis zu 250.000 Euro verhängt.

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