Altsysteme

Altsysteme

Worauf sollte man bei der Abschaltung von Altsystemen achten?

• Langzeitsicherung und Revisionssicherheit der Daten

• Anwendung einer bewährten Methode zur Abschaltung

• Vollständigkeit sämtlicher Daten muss gewährleistet sein, da sich die Anforderungen der Finanzbehörden ständig ändern und eine reibungslose Auswertung nur gesichert sein wird, wenn alle Daten vollständig aufbewahrt werden.

• Keine Erstellung von Teilabzügen

• Erstellung der Dokumentation mit besonderem Fokus darauf, dass diese auch künftig verständlich ist.

• Datawarehouses müssen in allgemein gebräuchlichen Datenbanken verwahrt werden, damit die Lesbarkeit über einen langen Zeitraum gewährleistet ist.

• Vorsicht beim Entsorgen von Handbüchern für Altsysteme. Diese können im Zweifel sehr wichtig sein. Ein bewusster Umgang ist auch mit Online-Handbüchern erforderlich, die für alte Versionen benötigt werden. Sie sind Jahre später meist nicht mehr zu finden.

• Angeraten ist auch, das Verfahren durch einen Wirtschaftsprüfer prüfen zu lassen.

• Den Prüfer interessiert beim Zugriff auf die Altdaten nicht, wie das System genau abgeschaltet wurde, er will lediglich auf die Daten zugreifen können (z. B. Debitor, Kreditor, Sachkonten, Bilanz, Offene-Posten-Listen usw.).

Jede Systemlösung, die all diese Forderungen erfüllen kann, ist zu empfehlen.

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