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Abschaltung von SAP-Systemen

Gemäß dem deutschen Steuerrecht dürfen Altsysteme nur dann abgeschaltet werden, wenn die Archivlösung dem Unternehmen  in qualitativer und quantitativer Weise die gleichen Auswertungsmöglichkeiten wie im Produktivsystem bietet. Aufbewahrungsfristen und die Sicherstellung der drei verschiedenen Zugriffsmöglichkeiten müssen besonders für Altsysteme respektive die Archivlösung sichergestellt sein. Ist dies nicht gewährleistet, kann es im Falle einer Prüfung für die Unternehmen zu immensen Kosten kommen.

Bei der Abschaltung eines SAP-Systems ergeben sich spezifische Fragen. Im Folgenden finden Sie darauf klare Antworten, die auf langjähriger Erfahrung im Umgang mit der Abschaltung von SAP Systemen gründen.

Welche Module existieren innerhalb von SAP, die für die Besteuerung relevant sind und damit im Rahmen der Abschaltung von SAP-Systemen berücksichtigt werden müssen?

Nachfolgend wird ein Auszug von SAP-Modulen angeführt. Die steuerliche Relevanz hängt hier von der Intensität und der Art der Nutzung ab.

• FI - Finanzwesen
• CO - Controlling
• SEM - Unternehmenscontrolling
• EC - Unternehmenscontrolling
• IM - Investitionsmanagement
• PA - Personalmanagment
• PY - Personalabrechnung
• MM -  Materialwirtschaft
• SD - Vertrieb

Nicht berücksichtigt werden dabei Sondermodule. Im Brauereibetrieb fordert der Prüfer beispielsweise spezifische Auswertungen zur Biersteuer. Welche Module relevant sind, muss im Rahmen des Abschaltungsprojektes festgelegt werden.

Ist der Einsatz von SAP DART für eine Abschaltung eines SAP-Systems ausreichend?

Nein, ist er nicht, da DART nur eine begrenzte Zahl an Reporten aufweist. So ist DART lediglich für die dritte Zugriffsart der Finanzverwaltung, die Datenträgerüberlassung, gedacht. Doch können die Betriebsprüfer auch andere Zugriffsmöglichkeiten verlangen, die SAP DART schlicht nicht unterstützt. Das heißt konkret, sollte der Prüfer direkt an betroffenen SAP-System prüfen wollen, so kann ein Benutzer, der sein System nur mit SAP DART abgeschaltet hat, keinen Zugriff gewähren.

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