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Welche Auswertungen müssen im Rahmen der Abschaltung eines SAP-Systems berücksichtigt werden? Worauf ist zu achten?

DART bildet standardmäßig eine Vielzahl von Auswertungen ab. DART beinhaltet heute standardmäßig ca. 40 Views. Allerdings umfasst DART nicht alle relevanten Inhalte. So werden die Bilanz und GuV nicht über DART abgebildet. Darüberhinaus fehlt beispielsweise die Historie zur Stammdatenänderungen Debitoren / Kreditoren oder Sachkonten.  Diese sind jedoch steuerlich relevant und somit ggf. im Falle einer Betriebsprüfung vorzulegen. DART bietet  somit nur eine Minimalausstattung an möglichen Views und Reporten. Was ist, wenn in Zukunft Auswertungen von einem Prüfer gefordert werden, die heute so noch nicht als relevant eingestuft wurden?  In diesem Fall hilft DART nicht weiter, da Sie nachträglich nicht mehr auf den Bestand zurückgreifen können, wenn das System abgeschaltet wurde. Auch stichtagbezogene Auswertungen können mit DART nicht erstellt werden. Individuelle Auswertungen fallen komplett weg.

Welche Besonderheiten gibt es innerhalb von SAP-Systemen?

Im Falle der Abschaltung eines SAP-Systems muss sich das Unternehmen folgende Fragen stellen: Wurden erstens die Z-Tabellen berücksichtigt, gab es zweitens Sonderanpassungen, die berücksichtigt werden mussten und werden Belege drittens wieder über die Archivlösung abgebildet? Gibt es eine Archivanbindung?

Wie wird im Falle einer Abschaltung die Revisionssicherheit und Langfristigkeit der Daten gesichert?

Um den Anforderungen der Wirtschaftsprüfer und des Finanzamtes Genüge zu tun muss die Revisionssicherheit der Daten im Falle einer Abschaltung eines Altsystems gewährleistet sein. Das bedeutet, dass die in bewährten Lösungen hinterlegten Daten zwar verändert werden können, aber die Verschlüsselung und die Unversehrtheit der Daten garantiert sein muss. Bei der Auswahl der Lösung ist dringend darauf zu achten, dass dieser Punkt bei der Umsetzung über ein qualifiziertes Verfahren gewährleistet wird.

Gibt es zertifizierte Verfahren zur Abschaltung von SAP-Systemen?

Nein, es wird auch in Zukunft keine Zertifizierung durch die Finanzbehörden geben. Es geht den Finanzverwaltungen stets nur darum, dass die GDPdU erfüllt sind. Wie das genau zu geschehen hat, ist nicht festgelegt. Wenn Softwarehersteller damit werben, ihre Produkte seien vom BMF zertifiziert, entbehrt das jeglicher Grundlage. Es empfiehlt sich, im Rahmen einer Abschaltung eng mit Wirtschafts- und Steuerberatern zusammenzuarbeiten, um die Abschaltung möglichst ordnungsgemäß durchzuführen.

Bietet die Abschaltung noch weitere Vorteile für das Unternehmen?

Bewährte Lösungen für die Abschaltung von Altsystemen bieten sehr detaillierte Auswertungsmöglichkeiten und eine stabile Systemoberfläche. Eine erhöhte Flexibilität, schnellere Dynamik und weitere Such- und Auswertungsmöglichkeiten des Archivs sparen Zeit und steigern die Effizienz der Systemnutzung. So kann neben der erreichten Gesetzeskonformität noch weiterer Mehrwert für das Unternehmen generiert werden.

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