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Abschaltung von SoftM-Systemen

Gemäß dem deutschen Steuerrecht und internationaler Anforderungen dürfen Altsysteme nur dann abgeschaltet werden, wenn die Archivlösung dem Unternehmen  in qualitativer und quantitativer Weise die gleichen Auswertungsmöglichkeiten wie im Produktivsystem bietet. Aufbewahrungsfristen und die Sicherstellung der drei verschiedenen Zugriffsmöglichkeiten müssen besonders für Altsysteme respektive die Archivlösung sichergestellt sein. Ist dies nicht gewährleistet, kann es im Falle einer Prüfung für die Unternehmen zu immensen Kosten kommen.

Bei der Stillegung eines SoftM-Systems ergeben sich spezifische Fragen. Im Folgenden finden Sie darauf klare Antworten, die auf langjähriger Erfahrung im Umgang mit der Abschaltung von SoftM-Systemen gründen.

Die SoftM Software und Beratung AG ist ein deutscher IT-Anbieter für integrierte kaufmännische Standardsoftware. Der Hersteller ist spezialisiert auf mittelständische Unternehmen und bietet Lösungen in den Bereichen betriebswirtschaftliche ERP-Standardsoftware, Rechnungswesensoftware und IT-Infrastruktursysteme. Seit November 2008 gehört SoftM zu dem polnischen IT-Konzern Comarch.

Welche Module existieren innerhalb vonSoftM, die für die Besteuerung relevant sind und damit im Rahmen der Stillegung berücksichtigt werden müssen?

Die SoftM-Lösung ist eine integrierte betriebswirtschaftliche Standardsoftware, die die Anwendungsbereiche Supply Chain Management, Customer Relationship Management, e-Business, Financials und Human Resources umfasst. Diese sind modular aufgebaut. Einmal bereitgestellte Funktionalitäten lassen sich in verschiedenen Anwendungsbereichen nutzen, statt die Funktion mehrfach vorzuhalten.

Wie wird im Falle einer Stillegung die Revisionssicherheit und Langfristigkeit der Daten gesichert?

Um den Anforderungen der Wirtschaftsprüfer und des Finanzamtes Genüge zu tun, muss die Revisionssicherheit der Daten im Falle der Stillegung eines Altsystems gewährleistet sein. Das bedeutet, dass die in bewährten Lösungen hinterlegten Daten hinsichtlich Verschlüsselung und Unversehrtheit revisionssicher sein müssen. Bei der Auswahl der Lösung ist dringend darauf zu achten, dass dieser Punkt bei der Umsetzung über ein qualifiziertes Verfahren gewährleistet wird.

Gibt es zertifizierte Verfahren zur Abschaltung von SoftM-Systemen?

Nein, es wird auch in Zukunft keine Zertifizierung durch die Finanzbehörden geben. Es geht den Finanzverwaltungen stets nur darum, dass die GDPdU erfüllt sind. Wie das genau zu geschehen hat, ist nicht festgelegt. Wenn Softwarehersteller damit werben, ihre Produkte seien vom BMF zertifiziert, entbehrt das jeglicher Grundlage.

Das BMF, Referat IV A 4, nimmt in seinem Fragen- und Antwortenkatalog zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung (Stand: 22.01.2009) eindeutig Stellung:
"Insbesondere die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung und Kombination selbst marktgängiger Buchhaltungs- und Archivierungssysteme lassen keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzverwaltung zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software zu. Zertifikate Dritter entfalten gegenüber der Finanzverwaltung keine Bindungswirkung."

Es empfiehlt sich, im Rahmen einer Abschaltung eng mit Wirtschafts- und Steuerberatern zusammenzuarbeiten, um die Abschaltung möglichst ordnungsgemäß durchzuführen.

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