Xentis

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Abschaltung von Xentis-Fondssystemen

Gemäß dem deutschen Steuerrecht dürfen Altsysteme nur dann abgeschaltet werden, wenn die Archivlösung dem Unternehmen  in qualitativer und quantitativer Weise die gleichen Auswertungsmöglichkeiten wie im Produktivsystem bietet. Aufbewahrungsfristen und die Sicherstellung der drei verschiedenen Zugriffsmöglichkeiten müssen besonders für Altsysteme respektive die Archivlösung sichergestellt sein. Ist dies nicht gewährleistet, kann es im Falle einer Prüfung für die Unternehmen zu immensen Kosten kommen.

Bei der Abschaltung eines Xentis-Fondssystems ergeben sich spezifische Fragen. Im Folgenden finden Sie darauf Antworten, die auf langjähriger Erfahrung im Umgang mit der Abschaltung von Xentis-Fondssystemen gründen.

Welche Module existieren innerhalb von Xentis, die für die Besteuerung relevant sind und damit im Rahmen der Abschaltung von Xentis-Fondssystemen berücksichtigt werden müssen?

Da es sich bei Xentis, um ein Fondsbuchhaltungssystem handelt und damit ganz andere Module als in den Buchhaltungssystemen verwandt werden, ist es sehr wichtig, dass im Rahmen eines Abschaltungsprojekts genau festgelegt wird, welche Module als steuerlich relevant anzusehen sind.

Welche Auswertungen müssen im Rahmen der Abschaltung eines Xentis-Systems berücksichtigt werden? Worauf ist zu achten?

Grundsätzlich umfasst das Xentis-Fondssystem eine große Zahl relevanter Auswertungen. Es hält aber auch viele Auswertungsdetails bereit, die nicht auf den ersten Blick zu sehen sind. Darum ist besonders bei der Auswahl der Auswertungen auf die gewünschte Detailtiefe zu achten. Eine genaue Definition der Felder in den relevanten Auswertungen ist unabdingbar. Außerdem ist es nicht immer möglich die gesamte Detailtiefe einer Auswertung als Liste aus dem Xentis-Fondssystem zu extrahieren. In der Stammdatenverwaltung werden beispielsweise viele Details nur auf dem Bildschirm angezeigt.

Wie wird im Falle einer Abschaltung die Revisionssicherheit und Langfristigkeit der Daten gesichert?

Um den Anforderungen der Wirtschaftsprüfer und des Finanzamtes Genüge zu tun muss die Revisionssicherheit der Daten im Falle einer Abschaltung eines Altsystems gewährleistet sein. Das bedeutet, dass die in bewährten Lösungen hinterlegten Daten zwar verändert werden können, aber die Verschlüsselung und die Unversehrtheit der Daten garantiert sein muss. Bei der Auswahl der Lösung ist dringend darauf zu achten, dass dieser Punkt bei der Umsetzung über ein qualifiziertes Verfahren gewährleistet wird.

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