Handlungsleitfaden

Handlungsleitfaden

Handlungsleitfaden für zuständige Abteilungen

Die nachfolgenden Handlungsempfehlungen sind Schlussfolgerungen aus den Erfahrungen, die auf dem GDPdU-Portal in den letzten Jahren zusammengetragen wurden. Natürlich sind auch diese Einsichten begrenzt und es gibt andere Erfahrungswerte, allerdings befassen wir uns nun schon seit 8 Jahren mit der digitalen Betriebsprüfung und sind dabei immer wieder auf sehr ähnliche Fragen gestoßen.

Finanzbuchhaltung

Es ist geboten, dass sich zuallererst die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung mit den GDPdU auseinandersetzen. Diese Abteilung ist sozusagen der "Kopf" der GDPdU-Adaption. Die Finanzbuchhaltung muss die anderen Abteilungen so koordinieren, dass es möglich ist, die GDPdU umzusetzen. Zudem trägt diese Abteilung die Verantwortung für die komplette Verfahrensdokumentation. Technisch werden die GDPdU in steter Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung verwirklicht.

Initiativen zur Adaption des IT-Systems an die GDPdU sollten von der Finanzbuchhaltung ausgehen. Hierfür sollte man sich konkrete Teilziele vornehmen, da eine komplette Realisierung der GDPdU auf einmal für ein mittelständisches Unternehmen nicht zumutbar wäre. Existiert jedoch ein strukturierter Projektplan und wird dieser auch verfolgt, dann verläuft die Einführung meist sehr gut. Für den Betriebsprüfer ist die Finanzbuchhaltung die erste Adresse im Unternehmen und somit ist es die Pflicht dieser Abteilung, die Anforderungen, die der Gesetzgeber durch die GDPdU formuliert hat, dem Unternehmen verständlich zu kommunizieren. 

Geschäftsführer

Der Geschäftsführer trägt die Gesamtverantwortung und sollte sich (besonders bei mittelständischen Unternehmen) mit dem Thema auseinandersetzen. Da sich die Regelungen ständig ändern, empfiehlt es sich, alle zwei bis drei Jahre eine Veranstaltung zum Thema zu besuchen (die IHKs bieten solche fortwährend an). Im Zweifel ist der Geschäftsführer dafür verantwortlich, die GDPdU zu erfüllen. Erfahrungsgemäß delegieren die Geschäftsführer oft den Großteil der Aufgaben und entscheiden nur, ob bestimmte Maßnahmen ergriffen werden. Inwieweit Geschäftsführung oder andere für die digitale Betriebsprüfung verantwortliche Mitarbeiter in Zukunft für einen fahrlässigen Umgang mit der Anpassung der IT-Systeme an die GDPdU zur Haftung zu ziehen sind, ist bis heute nicht geklärt (siehe dazu Rechtsprechung).

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