Zeitnahes Buchen mit IDEA

Zeitnahes Buchen Teil 1

Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ist zeitnahes Buchen noch immer eine der Voraussetzungen, um nachzuweisen, dass die Buchhaltung den notwendigen Anforderungen entspricht.

Mit Hilfe der Software IDEA können Analysen über zeitnahes Buchen anhand der Finanzbuchhaltungsdaten mit nur wenigen Arbeitsschritten ermittelt werden. Informationen, wie das Rechungs- und Buchungsdatum, sind mit den Funktionen auch im Massendatenbereich schnell auswertbar.

Abbildung 1: Datenansicht in IDEA

Anhand von Beispieldaten lassen sich mögliche Auswertungen nachvollziehbar darstellen. Die Daten dieses Beispielkunden zeigen in ihrem Aufbau die Spalten für Rechnungsdatum und Buchungsdatum. Eine enge Auslegung des Begriffes zeitnahes Buchen ist bereits bei einer erhöhten Anzahl von Sonntagsbuchungen problematisch.

Abbildung 2: Anhängen eines neuen Feldes

1. Um eine Prüfung der Daten auf die Anzahl von Sonntagsbuchungen vorzunehmen, kann in IDEA eine zusätzliche Berechungsspalte eingefügt werden. In der Feldbearbeitung, welche man durch das Kontextmenü der Datenansicht erreichen kann, ist über die Schaltfläche <Anhängen> ein neues Feld erstellbar.

Abbildung 3: Parameter Bestimmung über den Gleichungseditor

2. Über das Feld Parameter können die Funktionen des IDEA Gleichungseditors genutzt werden, welcher mit der Funktion [dow] - "Day-of-week" (Eingabe: @dow(BUCHDATUM)) einen numerischen Wert für den Wochentag eines jeden Datums zur Verfügung stellen kann.

Abbildung 4: Extraktion der Sonntagsbuchungen

3. Anhand dieses neuen Feldes kann eine Extraktion der Daten durchgeführt werden. Legt man das Kriterium der Extraktion auf WOCHENTAG=1 fest, so werden in der Zieldatei alle Informationen der Buchungen angezeigt, die an einem Sonntag durchgeführt wurden.

Abbildung 5: Datei-Übersicht

Die Daten des Beispielkunden zeigen einen erhöhten Anteil an Sonntagsbuchungen, welche übersichtlich in einer eigenen Datei dargestellt wurden.

Zeitnahes Buchen Teil 2

Die Daten unseres Beispielkunden können mit einer weiteren Funktion in IDEA in wenigen Arbeitsschritten auf Auffälligkeiten in den Buchungszeiträumen untersucht werden.

Abbildung 6: Hinzufügen eines Rechenfeldes

1. Auch hier macht man sich in IDEA eine berechnete Spalte zu Nutze, welche wiederum über die Feldbearbeitung hinzugefügt werden kann. Sie soll die Differenz zwischen Rechnungsdatum und Buchungsdatum errechnen. Da die Arithmetik mit Datumswerten komplexer als mit Zahlenwerten ist wird die Funktion [age] verwendet.

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