Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation

Teilprozesses der Angebotsabgabe

Die Abbildung des Teilprozesses der Angebotsabgabe geschieht in der Verfahrensdokumentation wie folgt:

Verwendete Vertragstypen: Einzel-/Rahmen-/Kontingentverträge

• Beschreibung der im Unternehmen gebräuchlichen Vertragstypen
• Beschreibung der zulässigen Konditionsspielräume
• Beschreibung der Berechtigungen für Konditionszusagen/Preisverhandlungen
• Beschreibung der Pflege von Konditionsübersichten und deren Ablage
• Beschreibung der programmtechnischen Unterstützung bei der Erfassung und Speicherung

Existenz/Vereinbarung von AGBs

• Darstellung/Einbindung der verwendeten AGBs

Regelungen für die Erstellung verbindlicher Angebote über: E-Mail, Telefon, Fax, Brief

• Beschreibung der Regeln zur Abgabe verbindlicher Angebote: ggf. unterschieden nach Berechtigung, Wert, Übermittlungsweg (z. B. Fax, Tel., E-Mail, Brief)
• Besonderheit: Webshop mit/ohne Zertifikate und EDI
• Beschreibung des Vorganges zum Zustandekommen eines rechtswirksamen Vertrages im Webshop oder Bei Einsatz von EDI
• Beschreibung der eingesetzten Software
• Beschreibung der Datenhaltung, Datensicherung, Schnittstellenübergaben zu anderen Programmen und Datenschutz

Programmunterstützung

• Beschreibung der ggf. eingesetzten programmtechnischen Lösung/Unterstützung der Angebotserstellung
• Darstellung der Schnittstellen zu anderen Programmen, z. B. Materialwirtschaft
• Darstellung der Datenpflege und Datensicherung

Dokumentation/Ablage/Archivierung

• Beschreibung der Ablage, Speicherung und Sicherung der angenommenen und der noch schwebenden Angebote
• Zuständigkeiten
• Sicherung der Vollständigkeit
• Kontrollverfahren

Im Prüfungsablauf wird eine Verfahrensdokumentation gefordert, die wesentlich umfassender sein muss.

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