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Pflicht
zur elektronischen Archivierung
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Erläuterung |
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Originär
digitale Unterlagen sind nach Abschnitt III.1 Satz 2 GDPdU die im
Datenverarbeitungssystem erzeugten Daten und die in das
Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehenden Daten. Im
elektronischen Geschäftsverkehr ist dies E-Mail-Kommunikation
einschließlich Anhang. E-Mail-Kommunikation mit steuerlich relevantem
Inhalt muss damit während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist
elektronisch archiviert werden („Fragen und Antworten“ III. 8). Eine
alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier reicht nicht mehr aus.
§ 147 Abs. 2 AO ist bewusst so gefasst worden, dass keine bestimmten
Speichermedien vorgeschrieben sind. Zulässig und damit ordnungsmäßig im
Sinne der handelsrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften des § 257 Abs. 3
HGB und der steuerlichen Aufbewahrungsvorschrift des § 146 Abs. 5 AO
sind alle Speichermedien: die CD-Rom, die nicht wiederbeschreibbare
Platte, die wiederbeschreibbare Platte und das Speicherband (Schreiben
des BFM vom 7. 11. 1995 I. „Anwendungsbereich“). Entscheidend für die
Ordnungsmäßigkeit sind die hardwaremäßigen, softwaremäßigen und
organisatorischen Sicherheitsfunktionen, die für das jeweilige
Speichermedium gesondert ausgeprägt sein können (Anlage zum
BMF-Schreiben vom 7.11.1995 Ziffer 5 „Datensicherheit“).
Quelle: RA Dr. Ivo Geis
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