GDPdU Softwarelösungen: Anforderungen der GoBD erfüllen und Compliance sicherstellen

Systeme zur Umsetzung der GoBD-Anforderungen

Softwarelösungen sind ein zentraler Baustein, um die Anforderungen der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) zu erfüllen. Die GoBD lösten zum 01.01.2015 die früheren Verwaltungsanweisungen der GDPdU und GoBS ab. Der Begriff GDPdU, ursprünglich aus dem BMF-Schreiben vom 16.07.2001, wird in der Praxis jedoch weiterhin für den Standard des Datenexports bei Betriebsprüfungen verwendet. Die Auswahl der passenden Software ist entscheidend für eine rechtssichere digitale Buchführung.

Für die Umsetzung der GoBD kommen verschiedene Arten von Systemen in Betracht, die oft ineinandergreifen:

• Archivierungssysteme: Diese Systeme gewährleisten die revisionssichere Aufbewahrung digitaler Unterlagen. Sie müssen sicherstellen, dass elektronisch eingegangene Dokumente, wie E-Mails mit der Funktion eines Geschäftsbriefs oder elektronische Rechnungen, im Ursprungsformat unveränderbar gespeichert werden. Laut einer zukünftigen Regelung im BMF-Schreiben vom 14.07.2025 ist bei E-Rechnungen der strukturierte Datenteil maßgeblich und aufzubewahren. Ein zentrales Thema sind hierbei die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und die revisionssichere Archivierung.
• ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme: Das Kernsystem der Buchführung muss den GoBD-Grundsätzen wie Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit genügen. Eine zentrale Funktion ist die Bereitstellung der Daten für die Betriebsprüfung. Insbesondere für die Datenträgerüberlassung (Zugriffsart Z3 gemäß § 147 Abs. 6 AO) muss die Software einen standardisierten GDPdU-Export erzeugen können. Dieser besteht aus den Daten in Flat Files (z. B. CSV) und einer Beschreibungsdatei index.xml, die der DTD gdpdu-01-09-2004.dtd entspricht. Die Prüfsoftware der Finanzverwaltung, IDEA, liest dieses Format direkt ein.
• Software für Interne Kontrollsysteme (IKS): Gemäß GoBD (Rz. 100 ff.) müssen Unternehmen wirksame Kontrollen einrichten und protokollieren. Spezialisierte Software kann dabei unterstützen, ein internes Kontrollsystem nach GoBD zu verwalten. Dies umfasst beispielsweise die Dokumentation von Zugangs- und Zugriffsberechtigungen, die Umsetzung von Funktionstrennungen oder die Einrichtung technischer Plausibilitätskontrollen bei der Dateneingabe.

Kriterien für die Auswahl der richtigen Software

Die Auswahl einer geeigneten Softwarelösung erfordert eine sorgfältige Analyse der eigenen Anforderungen. Achten Sie darauf, dass sich das gewählte System in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren lässt, um Datensilos und manuelle Übertragungsfehler zu vermeiden. Die Funktionalität muss alle relevanten GoBD-Anforderungen abdecken, von der Protokollierung von Änderungen bis zur Unterstützung der verschiedenen Zugriffsarten der Finanzverwaltung (Z1, Z2, Z3).

Eine intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Einarbeitung der Mitarbeiter und fördert die Akzeptanz im Unternehmen. Prüfen Sie zudem, ob die Lösung skalierbar ist und mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Es ist empfehlenswert, bei Anbietern nach Referenzen zu fragen und die Software im Rahmen einer Testphase zu evaluieren.

Implementierung und Dokumentation

Die Einführung einer neuen Software ist mehr als nur eine technische Installation. Der Prozess beginnt mit einer Analyse der bestehenden Abläufe und der Definition klarer Anforderungen. Nach der Auswahl und Installation folgt die Konfiguration und Integration in die Systemumgebung. Entscheidend für den Erfolg ist die Schulung der Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten werden.

Ein unverzichtbarer Bestandteil der Implementierung ist die Erstellung oder Anpassung der Verfahrensdokumentation. Nach den GoBD ist jedes Unternehmen verpflichtet, die eingesetzten DV-Systeme sowie die damit verbundenen Prozesse lückenlos zu beschreiben. Eine fehlende oder mangelhafte Verfahrensdokumentation kann dazu führen, dass die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt wird, wenn die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Aufzeichnungen dadurch beeinträchtigt ist.

Aktuelle Entwicklungen und gesetzliche Änderungen

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die digitale Buchführung entwickeln sich stetig weiter. Cloud-basierte Lösungen gewinnen an Bedeutung, erfordern aber eine genaue Prüfung des Anbieters. Es muss vertraglich sichergestellt sein, dass alle GoBD-Anforderungen, insbesondere zur Datensicherheit, Unveränderbarkeit und zum Datenzugriff, erfüllt werden.

Eine wesentliche Änderung ergibt sich aus dem Wachstumschancengesetz. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die eingesetzte Software muss dafür Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 unterstützen. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen folgt ab 2027 bzw. 2028. Gleichzeitig wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wie Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt.

Werden die Anforderungen der GoBD nicht erfüllt, etwa weil die Software den Datenexport verweigert oder Daten nicht unveränderbar archiviert wurden, können erhebliche Konsequenzen drohen. Die Finanzverwaltung kann ein Verzögerungsgeld nach § 146 Abs. 2c AO festsetzen, das bis zu 250.000 Euro betragen kann. Für Prüfungen, die nach 2024 angeordnet werden, greift das neue Mitwirkungsverzögerungsgeld nach § 200a AO. Im schlimmsten Fall kann die gesamte Buchführung als nicht ordnungsmäßig verworfen werden, was zu empfindlichen Hinzuschätzungen nach § 162 AO führt.