Aufbewahrungsfristen nach GoBD: Leitfaden für die Archivierung von E-Mails
Gesetzliche Grundlagen: Von den GDPdU zu den GoBD
Die Basis für die digitale Betriebsprüfung und die damit verbundenen Aufbewahrungspflichten wurde bereits am 1. Januar 2002 mit den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) geschaffen. Dieses BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 konkretisierte erstmals die Anforderungen an den Datenzugriff der Finanzverwaltung gemäß § 147 Abs. 6 der Abgabenordnung (AO). Auch wenn die GDPdU formal außer Kraft sind, ist der Begriff in der Praxis weiterhin präsent, insbesondere wenn es um den Exportstandard für Prüfungsdaten geht, die sogenannte GDPdU-Schnittstelle.
Seit dem 1. Januar 2015 sind die maßgeblichen Verwaltungsanweisungen in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) zusammengefasst. Die GoBD, veröffentlicht im BMF-Schreiben vom 14. November 2014, lösten die GDPdU sowie die GoBS von 1995 ab. Sie wurden durch eine Neufassung vom 28. November 2019 modernisiert und seitdem mehrfach angepasst, etwa durch Änderungen zum Datenzugriff am 11. März 2024. Die GoBD stellen heute den zentralen Rahmen für die digitale Buchführung und Archivierung dar.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für welche Unterlagen?
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind primär in § 147 Abs. 3 AO und § 257 HGB geregelt. Sie legen fest, wie lange steuerlich relevante Unterlagen für eine mögliche Betriebsprüfung vorzuhalten sind. Entscheidend ist, dass die Frist erst mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem die letzte Eintragung gemacht, das Inventar aufgestellt, der Jahresabschluss festgestellt oder der Handelsbrief empfangen oder abgesandt wurde.
Die Fristen staffeln sich wie folgt:
| Frist | Unterlagen (Beispiele) |
|---|---|
| 10 Jahre | Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen. |
| 8 Jahre | Buchungsbelege (z.B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge). Diese Verkürzung von 10 auf 8 Jahre wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) eingeführt und gilt ab dem 01.01.2025. |
| 6 Jahre | Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu zählen auch E-Mails mit entsprechendem Charakter. |
Eine Rechnung aus dem Juni 2023 unterliegt beispielsweise noch der 10-jährigen Frist, da das BEG IV erst später greift. Ihre Aufbewahrungsfrist beginnt am 31.12.2023 und endet somit erst am 31.12.2033. Unternehmen müssen daher die Übergangsregelungen genau beachten.
Die besondere Herausforderung: Archivierung von E-Mails
Die korrekte Archivierung von E-Mails stellt viele Unternehmen vor Schwierigkeiten. Die GoBD fordern, dass elektronisch empfangene oder erstellte Unterlagen im Ursprungsformat aufbewahrt werden müssen. Dies gilt auch für E-Mails, sofern sie die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbeleges erfüllen.
Eine E-Mail, die eine Rechnung im Anhang hat, ist selbst aufbewahrungspflichtig, wenn sie über das reine Anschreiben hinausgehende, steuerlich relevante Informationen enthält, zum Beispiel veränderte Zahlungsbedingungen oder Vertragsdetails. Reine Transport-E-Mails ohne eigenen Inhalt müssen nicht zwingend archiviert werden. Die alleinige Archivierung des Anhangs genügt in den meisten Fällen nicht. Das Ausdrucken und Abheften von relevanten E-Mails ist ebenfalls unzulässig, da hierbei das Ursprungsformat und wichtige Metadaten verloren gehen. Eine GoBD-konforme Archivierung stellt sicher, dass E-Mails unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar über die gesamte Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden.
Anforderungen der GoBD an die digitale Archivierung
Die GoBD formulieren klare Grundsätze für die Ordnungsmäßigkeit digitaler Buchführungssysteme. Diese müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist erfüllt sein. Zu den zentralen Prinzipien gehören:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle verschaffen können.
- Vollständigkeit: Alle aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen lückenlos erfasst werden.
- Richtigkeit: Die Buchungen müssen mit den tatsächlichen Gegebenheiten übereinstimmen.
- Zeitgerechte Buchungen: Geschäftsvorfälle sind zeitnah zu erfassen.
- Ordnung: Die Aufzeichnungen müssen systematisch und übersichtlich sein.
- Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Informationen dürfen nicht mehr unprotokolliert geändert oder gelöscht werden können.
Um diese Grundsätze zu gewährleisten, ist eine Verfahrensdokumentation unerlässlich. Sie beschreibt den gesamten Datenverarbeitungsprozess von der Entstehung der Information bis zur Archivierung. Eine fehlende oder mangelhafte Verfahrensdokumentation kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung infrage stellen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Prozesse lückenlos dokumentiert sind. Ein weiterer Baustein ist ein internes Kontrollsystem (IKS), wie es die GoBD in Randziffer 100 fordern. Es umfasst technische und organisatorische Kontrollen wie Zugriffsberechtigungen, Plausibilitätsprüfungen und Funktionstrennungen.
Sonderfall E-Rechnung: Was ab 2025 zu beachten ist
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich schrittweise zur Pflicht. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail erfüllt diese Anforderung nicht mehr.
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Gängige Formate sind XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen wird stufenweise eingeführt: ab 2027 für Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle Übrigen.
Für die Archivierung ist eine wichtige Änderung durch das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 zu beachten. Bei E-Rechnungen ist der strukturierte Datenteil, zum Beispiel die XML-Datei bei ZUGFeRD, maßgeblich und zwingend aufzubewahren. Die alleinige Archivierung der PDF-Ansicht ist nicht ausreichend, da die maschinelle Auswertbarkeit verloren ginge.
Datenzugriff und Konsequenzen bei Verstößen
Im Rahmen einer digitalen Betriebsprüfung hat die Finanzverwaltung das Recht auf Datenzugriff gemäß § 147 Abs. 6 AO. Bedenken Sie, dass die Wahl der Zugriffsmethode im Ermessen des Prüfers liegt. Die GoBD unterscheiden drei Arten des Zugriffs:
- Z1 (Unmittelbarer Zugriff): Der Prüfer erhält einen Nur-Lese-Zugriff auf das System des Unternehmens, um Daten selbst auszuwerten.
- Z2 (Mittelbarer Zugriff): Das Unternehmen wertet die Daten nach den Vorgaben des Prüfers maschinell aus und stellt die Ergebnisse zur Verfügung.
- Z3 (Datenträgerüberlassung): Das Unternehmen exportiert die steuerrelevanten Daten auf einem Datenträger im GDPdU-Format, bestehend aus den Daten (z. B. CSV) und einer Beschreibungsdatei (index.xml).
Die Prüfsoftware der Finanzverwaltung, wie IDEA von CaseWare, kann diese exportierten Daten direkt einlesen und analysieren. Ein umfassender Leitfaden zur digitalen Betriebsprüfung erläutert die Abläufe im Detail.
Verstöße gegen die Aufbewahrungspflichten und die Grundsätze der GoBD können gravierende Folgen haben. Werden Daten nicht oder nicht vollständig bereitgestellt, kann die Finanzverwaltung ein Verzögerungsgeld nach § 146 Abs. 2c AO von 2.500 bis 250.000 Euro festsetzen. Für Prüfungen, die nach 2024 angeordnet werden, greift das neue Mitwirkungsverzögerungsgeld nach § 200a AO. Liegen wesentliche Mängel vor, die die Nachvollziehbarkeit beeinträchtigen, kann die Buchführung als nicht ordnungsmäßig verworfen werden. Dies berechtigt die Finanzverwaltung zu einer Hinzuschätzung der Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO.