Das GDPdU Format für den Datenexport: CSV, index.xml und die Prüfsoftware IDEA

Was ist das GDPdU Format?

Fordert ein Betriebsprüfer im Rahmen der Datenträgerüberlassung (Zugriffsart Z3) die steuerrelevanten Daten eines Unternehmens an, müssen diese in einem maschinell auswertbaren Format bereitgestellt werden. Für diesen Export hat sich in der Praxis ein Standard etabliert, der umgangssprachlich als GDPdU Format bezeichnet wird. Obwohl die namensgebenden „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) bereits zum 01.01.2015 von den GoBD abgelöst wurden, ist der Begriff für die technische Spezifikation des Datenexports weiterhin gebräuchlich. Er beschreibt keine einzelne Datei, sondern die Kombination aus den eigentlichen Daten, meist in Form von CSV-Dateien, und einer strukturbeschreibenden Datei namens index.xml.

Die korrekte Bereitstellung dieser Daten ist eine zentrale Anforderung der digitalen Betriebsprüfung. Ein fehlerhafter oder unvollständiger Export kann gravierende Konsequenzen nach sich ziehen, von Verzögerungsgeldern bis hin zu Hinzuschätzungen durch das Finanzamt.

Vom Datenzugriff Z3 zum GDPdU Format

Die Rechtsgrundlage für den Datenzugriff der Finanzverwaltung findet sich in § 147 Abs. 6 der Abgabenordnung (AO). Diese Norm räumt dem Prüfer drei verschiedene Arten des Zugriffs auf die digitalen Unterlagen des Steuerpflichtigen ein. Die Wahl der Zugriffsart oder auch die Kombination mehrerer Arten liegt im Ermessen der Finanzverwaltung.

Die drei Zugriffsarten sind:

• Z1 (unmittelbarer Datenzugriff): Der Prüfer erhält einen Nur-Lese-Zugriff auf das EDV-System des Unternehmens. Er kann sich direkt im System bewegen und die Daten einsehen und analysieren.
• Z2 (mittelbarer Datenzugriff): Der Prüfer fordert spezifische Auswertungen an, die ein Mitarbeiter des Unternehmens nach seinen Vorgaben am System durchführt. Der Prüfer selbst greift nicht direkt auf das System zu.
• Z3 (Datenträgerüberlassung): Das Unternehmen exportiert die angeforderten steuerrelevanten Daten auf einen Datenträger (z.B. DVD, USB-Stick) und übergibt diesen dem Prüfer zur Auswertung.

Die Datenträgerüberlassung (Z3) ist der Anwendungsfall, der die Erstellung von Daten in einem spezifischen, maschinell auswertbaren Format erfordert. Ein einfaches PDF-Dokument oder ein unauswertbarer Screenshot genügen diesen Anforderungen nicht. Der Prüfer muss die Daten in seine eigene Software importieren und dort analysieren können. Genau hierfür wurde der als GDPdU Format bekannte Beschreibungsstandard geschaffen.

Der technische Aufbau: CSV-Dateien und die index.xml

Der Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung ist technisch präzise definiert. Er besteht aus zwei Komponenten: den Nutzdaten in Form von Tabellen und einer Beschreibungsdatei, die diese Tabellen für eine Software lesbar macht.

Die Nutzdaten selbst werden als sogenannte Flat Files bereitgestellt. In der Praxis handelt es sich dabei meist um CSV-Dateien (Comma-Separated Values). Jede Datei repräsentiert eine Datentabelle, zum Beispiel das Hauptbuch, die Kreditorenstammdaten oder das Anlagenverzeichnis. Innerhalb einer CSV-Datei entspricht jede Zeile einem Datensatz und die einzelnen Felder sind durch ein definiertes Trennzeichen (wie ein Komma oder Semikolon) voneinander getrennt.

Die entscheidende Komponente für die maschinelle Auswertbarkeit ist die Datei index.xml. Sie fungiert als Inhaltsverzeichnis und Bauanleitung für die Prüfsoftware. Ohne diese Datei wären die CSV-Dateien nur eine Ansammlung von Zeichen ohne klaren Kontext. Die index.xml muss zwingend gegen die Document Type Definition (DTD) mit dem Namen gdpdu-01-09-2004.dtd valide sein. Sie beschreibt unter anderem:

• Tabellen: Welche Datendateien (z.B. „FIBU_Buchungen_2023.csv“) zum Export gehören.
• Spalten: Wie die Spalten in jeder Tabelle heißen (z.B. „Belegdatum“, „Betrag“, „Sollkonto“).
• Datentypen: Welchen Datentyp jede Spalte hat (z.B. alphanumerisch, numerisch, Datum).
• Formatdetails: Technische Angaben wie das verwendete Trennzeichen, den Zeichensatz (z.B. UTF-8) und Datumsformate.

Nur durch das Zusammenspiel der Rohdaten (CSV) und der Strukturbeschreibung (index.xml) wird der Export für die Prüfsoftware interpretierbar.

Die Rolle der Prüfsoftware IDEA im Audit

Ein weitverbreitetes Missverständnis ist, dass Unternehmen ihre Daten in einem speziellen „IDEA Format“ bereitstellen müssten. Das ist nicht korrekt. IDEA ist nicht das Format des Unternehmens, sondern der Name der Prüfsoftware, die von der deutschen Finanzverwaltung für die Analyse der digitalen Daten eingesetzt wird. Der Hersteller ist heute CaseWare IDEA, früher war er als Audicon bekannt.

Die Software IDEA ist darauf spezialisiert, große Datenmengen zu importieren, zu verknüpfen und auf steuerliche Auffälligkeiten zu untersuchen. Sie verfügt über eine Import-Schnittstelle, die exakt auf den oben beschriebenen Beschreibungsstandard (das GDPdU Format) ausgelegt ist. Der Prüfer wählt in IDEA die index.xml-Datei aus, und die Software liest auf dieser Basis alle zugehörigen Datentabellen automatisch mit der korrekten Struktur ein.

Die korrekte Bereitstellung der Daten im Beschreibungsstandard ist somit die entscheidende Schnittstelle zwischen dem Unternehmen und der Prüfsoftware des Finanzamts.

Die Verantwortung des steuerpflichtigen Unternehmens endet mit der Übergabe eines vollständigen und validen Exports. Die anschließende Analyse mit IDEA, etwa durch die Suche nach Lücken im Rechnungsnummernkreis, die Analyse von Buchungen nach Benford's Law oder die Identifikation von Doppelzahlungen, obliegt allein dem Prüfer.

GDPdU, GoBS und GoBD: Ein kurzer historischer Abriss

Um die Begrifflichkeiten einzuordnen, hilft ein Blick auf die Entwicklung der rechtlichen Rahmenbedingungen. Die Digitalisierung der Buchführung wurde von der Finanzverwaltung durch verschiedene Verwaltungsanweisungen begleitet:

• Die GoBS („Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“) von 1995 waren der erste Versuch, die Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit auf die IT zu übertragen.
• Die GDPdU („Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“) aus dem BMF-Schreiben vom 16.07.2001 regelten ab dem 01.01.2002 erstmals konkret den elektronischen Datenzugriff durch die Betriebsprüfung und definierten den technischen Standard für die Datenträgerüberlassung.
• Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“), eingeführt durch das BMF-Schreiben vom 14.11.2014, lösten zum 01.01.2015 sowohl die GoBS als auch die GDPdU ab und fassten deren Inhalte zusammen.

Die GoBD sind die aktuell gültige Verwaltungsvorschrift. Sie wurden zuletzt durch das BMF-Schreiben vom 28.11.2019 neu gefasst und durch Änderungen vom 11.03.2024 (u.a. zum Datenzugriff Z3) und 14.07.2025 (zur Aufbewahrung von E-Rechnungen) weiterentwickelt. Obwohl die GDPdU formell außer Kraft sind, hat der von ihnen definierte technische Beschreibungsstandard für den Datenexport überlebt, da die GoBD selbst keine vergleichbar detaillierte technische Spezifikation enthalten. Daher wird in der Praxis weiterhin vom GDPdU-Export oder der GDPdU-Schnittstelle gesprochen.

Praktische Anforderungen an den Datenexport und die Dokumentation

Die Pflicht zur Bereitstellung maschinell auswertbarer Daten erstreckt sich auf alle steuerrelevanten Aufzeichnungen. Das betrifft nicht nur die Finanzbuchhaltung, sondern auch alle vor- und nachgelagerten Systeme, deren Daten für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu zählen beispielsweise Warenwirtschafts- und Materialwirtschaftssysteme, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Anlagenbuchhaltungen oder Kassensysteme. Für letztere gibt es mit der DSFinV-K seit 2018 einen eigenen, noch detaillierteren Exportstandard.

Eine zentrale Anforderung der GoBD ist das Führen einer Verfahrensdokumentation. Sie muss für jedes datenverarbeitende System den Inhalt, Aufbau, Ablauf und die Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig beschreiben. Das schließt auch den Prozess des Datenexports für eine Betriebsprüfung ein. Eine fehlende oder mangelhafte Verfahrensdokumentation kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage stellen, wenn die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Aufzeichnungen dadurch beeinträchtigt ist.

Ein gut dokumentiertes internes Kontrollsystem (IKS) nach GoBD ist ebenfalls unerlässlich. Es stellt durch eingerichtete Kontrollen, wie Zugriffsrechte und Plausibilitätsprüfungen, sicher, dass die zu exportierenden Daten korrekt, vollständig und unverändert sind.

Konsequenzen bei fehlerhaftem Export und Verstößen

Wenn ein Unternehmen der Aufforderung zur Datenträgerüberlassung nicht, nicht rechtzeitig oder nur mit unbrauchbaren Daten nachkommt, kann dies empfindliche Sanktionen nach sich ziehen. Die Finanzverwaltung verfügt über mehrere Instrumente, um die Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen durchzusetzen.

Zu den möglichen Folgen von Verstößen gehören:

• Verzögerungsgeld (§ 146 Abs. 2c AO): Bei Verletzung der Mitwirkungspflichten im Rahmen einer Außenprüfung kann ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis zu 250.000 Euro festgesetzt werden.
• Mitwirkungsverzögerungsgeld (§ 200a AO): Für neu angeordnete Prüfungen seit 2025 kann dieses Instrument genutzt werden, wenn der Steuerpflichtige seine Mitwirkungspflichten nicht erfüllt.
• Hinzuschätzung (§ 162 AO): Die schwerwiegendste Konsequenz ist die Verwerfung der Buchführung als nicht ordnungsgemäß. In diesem Fall ist die Finanzverwaltung berechtigt, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen, was in der Regel zu erheblichen Steuernachzahlungen führt.

Unternehmen sollten daher die Exportfunktion ihrer Systeme regelmäßig auf ihre Konformität zum Beschreibungsstandard prüfen. Dies schließt die Validierung der index.xml und die Überprüfung der Datenintegrität der CSV-Dateien ein, um im Prüfungsfall vorbereitet zu sein.