Die GDPdU, also die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, sind ein wichtiges Thema für jedes Unternehmen. Verstöße können richtig teuer werden. In diesem Artikel zeige ich dir, welche Strafen drohen und wie du sie vermeiden kannst.
Arten von Strafen bei GDPdU-Verstößen im Detail
Wenn du dich nicht an die GDPdU hältst, können verschiedene Strafen auf dich zukommen. Da wären zum Beispiel Bußgelder, die je nach Schwere des Verstoßes unterschiedlich hoch ausfallen können. Die Höhe der Bußgelder richtet sich nach dem Umsatz des Unternehmens und der Art des Verstoßes. Bei vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Verstößen können die Strafen besonders hoch ausfallen. Zwangsgelder können ebenfalls verhängt werden, wenn du beispielsweise angeforderte Daten nicht rechtzeitig zur Verfügung stellst. Diese Zwangsgelder werden in der Regel pro Tag oder Woche berechnet, bis die geforderten Daten vorgelegt werden. Und natürlich gibt es auch Steuernachforderungen, wenn durch fehlerhafte oder fehlende Daten die Steuerlast falsch berechnet wurde. Diese Nachforderungen können erhebliche Zinsen nach sich ziehen.
Die Konsequenzen für die Geschäftsführung bei Nichteinhaltung der GDPdU sind auch nicht zu unterschätzen. Im schlimmsten Fall drohen persönliche Haftungsansprüche. Das bedeutet, dass Geschäftsführer mit ihrem Privatvermögen für Schäden haften, die durch GDPdU-Verstöße entstanden sind. Dies ist besonders relevant, wenn die Verstöße auf mangelnde Sorgfaltspflicht der Geschäftsführung zurückzuführen sind. Es ist also wirklich wichtig, das Thema ernst zu nehmen.
Ursachen für GDPdU-Verstöße und wie Sie diese verhindern
Oftmals sind es ganz simple Dinge, die zu Verstößen führen. Mangelnde Dokumentation ist ein Klassiker. Wenn du nicht genau dokumentierst, wie deine Daten verarbeitet und gespeichert werden, kann es bei einer Prüfung schnell zu Problemen kommen. Beispielsweise muss nachvollziehbar sein, welche Änderungen an den Daten vorgenommen wurden und wer diese Änderungen durchgeführt hat. Auch ein fehlendes internes Kontrollsystem (IKS) ist eine häufige Ursache. Ein IKS hilft dir, Risiken frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern. Unzureichende Schulungen deiner Mitarbeiter sind ebenfalls ein Risikofaktor. Wenn deine Mitarbeiter nicht wissen, worauf sie achten müssen, können Fehler passieren. Ein Beispiel hierfür ist die falsche Archivierung von E-Mails oder die unbefugte Löschung von Daten.
Was kannst du also tun, um Verstöße zu verhindern? Sorge für eine lückenlose Dokumentation aller relevanten Prozesse. Das bedeutet, dass du alle relevanten Geschäftsprozesse, die Auswirkungen auf die Finanzbuchhaltung haben, detailliert beschreiben und dokumentieren musst. Implementiere ein funktionierendes IKS zur Risikoerkennung . Dieses System sollte regelmäßig auf seine Wirksamkeit überprüft und angepasst werden. Schließlich solltest du deine Mitarbeiter regelmäßig schulen und auf dem neuesten Stand halten. Die Schulungen sollten auf die spezifischen Aufgabenbereiche der Mitarbeiter zugeschnitten sein und die aktuellen rechtlichen Anforderungen berücksichtigen. So minimierst du das Risiko von Fehlern.
Compliance-Maßnahmen zur Vermeidung von Strafen
Es gibt einige wichtige Compliance-Maßnahmen, die du unbedingt beachten solltest. Die Implementierung eines IKS ist, wie bereits erwähnt, essenziell. Ein gut konzipiertes IKS umfasst Kontrollen auf verschiedenen Ebenen, um sicherzustellen, dass alle Geschäftsprozesse ordnungsgemäß ablaufen. Schulungen deiner Mitarbeiter sind ebenfalls unerlässlich. Die Schulungen sollten nicht nur die Grundlagen der GDPdU vermitteln, sondern auch aufzeigen, wie die Vorschriften in der täglichen Arbeit umgesetzt werden können. Führe regelmäßig Audits durch, um zu überprüfen, ob deine Prozesse den Anforderungen der GDPdU entsprechen. Diese Audits sollten von unabhängigen Experten durchgeführt werden, um eine objektive Bewertung zu gewährleisten. Und schließlich solltest du über den Einsatz von Softwarelösungen nachdenken, die dich bei der Sicherstellung der GDPdU-Konformität unterstützen.
Eine gute GDPdU Softwarelösung kann dir viel Arbeit abnehmen und das Risiko von Verstößen deutlich reduzieren. Achte darauf, dass die Software alle relevanten Datenformate unterstützt. Sie sollte auch Funktionen zur automatischen Protokollierung von Datenänderungen und zur revisionssicheren Archivierung bieten. Mehr Informationen zu GDPdU Datenformaten wie IDEA und CSV findest du hier. Die Kenntnis der verschiedenen Datenformate ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Daten bei einer Prüfung korrekt ausgelesen und analysiert werden können.
Denk auch an die korrekte Datenaufbewahrung und Archivierung , um im Fall einer Betriebsprüfung vorbereitet zu sein. Die Aufbewahrungsfristen für steuerrelevante Daten betragen in der Regel zehn Jahre. Es ist wichtig, dass die Daten während dieser Zeit unverändert und jederzeit zugänglich sind.
Aktuelle Entwicklungen und Ausblick
Die Digitalisierung schreitet voran, und damit ändern sich auch die Anforderungen an die GDPdU. Neue Technologien wie Cloud Computing und künstliche Intelligenz stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen bei der Sicherstellung der Compliance. Es ist daher wichtig, sich kontinuierlich über die aktuellen Entwicklungen zu informieren und die eigenen Prozesse entsprechend anzupassen. Die Finanzverwaltung veröffentlicht regelmäßig neue Informationen und Richtlinien zur GDPdU. Es lohnt sich, diese im Auge zu behalten, um stets auf dem neuesten Stand zu sein.
Zusammenfassung
GDPdU-Verstöße können teuer werden, das haben wir gesehen. Mangelnde Compliance führt unweigerlich zu Strafen. Aber keine Panik: Prävention ist besser als Nachsicht. Mit einem funktionierenden IKS und regelmäßigen Audits kannst du das Risiko von Verstößen deutlich minimieren und dein Unternehmen schützen. Also, worauf wartest du noch? Kümmere dich um deine Compliance, bevor es zu spät ist!
